Informatica zonder informatiestrategie of belastingsgeld in een bodemloze put

Het wordt nu wel stilaan tijd dat we onze blog reanimeren, het waren de afgelopen maanden hectische tijden. De actualiteit is een goede reden. Een artikel in de Standaard (daarna overgenomen in andere media) van vandaag vertelt het verhaal over het mislukken van de informatisering van de FOD Financiën. Iets wat kenners reeds jaren geleden zagen aankomen. Ook mij verrast dit niet, zelfs zonder kennis van het volledige dossier kan men enkele pijnpunten duiden.

Waarschijnlijk is volgend scenario van toepassing op de situatie. (alle inside-kennis ter verbetering is welkom ;-) )

1. Personeel en management voelen aan dat de performantie van de organisatie de verkeerde kant opgaat
2. De aha-erlebnis van het management : informatiseren !
3. Een lastenboek met een (summiere) situatieschets wordt opgemaakt door de informatica-dienst en vrij kritiekloos aangenomen door het management (hun IT-kennis is immers beperkt)
4. Een IT-bedrijf neemt de handschoen op en begint eraan ...

Alsof een aannemer begint te bouwen zonder dat hij weet aan welke noden het gebouw moet beantwoorden, wat zorgt dat daarna muren moeten uitgebroken worden en verdere aanbouwen moeten bijgeplaatst worden. Als het gaat over een schuurtje zullen er weinig problemen zijn, maar wanneer dit met een bedrijf of hoogbouw zou gebeuren, kan dit catastrofale gevolgen hebben.
TH Davenport gebruikt hiervoor ook een treffende metafoor van de waterleiding. Iedereen is begaan met de constructie van de waterleiding, de kwaliteit van de gebruikte buizen, debiet van de stroming, ... Eén aspect van de waterleiding wordt echter over het hoofd gezien : water. De vragen of het water wel vers en proper is en of de mensen wel dorst hebben, worden niet gesteld.

Het gaat immers niet over een IT-probleem, het is een probleem van informatiestrategie en -processen en dat los je niet op met een softwarepakket "out of the blue".

De FOD Financiën is geen alleen staand geval. Onderzoeken hebben reeds verschillende keren aangetoond dat het de verkeerde kant opgaat met de implementatie van IT in grote organisaties. Ik verwijs graag naar de studies die ik ook mijn artikels, presentaties en blogposts aanhaalde.

In het boek van David James komen enkele leuke, maar vooral minder leuke miskleunen aan bod (Cambridge University !). Een interessant onderzoek dat hij aanhaalt is van het EITO. Waarvan ik de grafiek voor zich laat spreken en ook even extrapoleer omdat recentere gegevens niet voorhanden zijn.

Uit ander onderzoek komt naar voor dat vooral een gebrekkige pre-analyse aan de grondslag ligt van de vele mislukkingen. Juist daarom ontwikkelde Maarifa samen met Kenta een informatiekaart, die we momenteel toepassen bij een informatie-audit van een organisatie. Met dit framework kunnen we op strategisch én operationeel niveau de huidige en de gewenste situatie van de informatiehuishouding schetsen.

De mosterd haalden we ondermeer bij het Negenvlak van de Universiteit Amsterdam en de Balanced Scorecard

Wordt vervolgd ...

Google blaast de kaarsjes uit

Google viert haar 10de verjaardag! Het voelt alsof Google er altijd al geweest is. En als je kijkt hoe het er vroeger uitzag, dan is er inderdaad niet veel veranderd. Of toch?
Voor mij zit de kracht van Google in 2 fundamentele wijzigingen die het informatielandschap heeft doorgemaakt.

1. de overwinning van de brute rekenkracht bij het beheer van informatie
Tot voor de komst van Google werd informatie geordend aan de hand van trefwoorden. Trefwoorden die door mensenhanden werden toegekend en die dé sleutel tot de informatiebron waren. Het algoritme van Google - resultaat van jarenlang onderzoek door heel wat andere mensen, het moet gezegd - zorgde voor de definitieve doorbraak van het doorzoekbaar maken van full-text (full text search).

2. het verschuiven van lokale software op de eigen pc naar webbased toepassingen.
Want met haar laatste speeltje, de browser Chrome (ik vind het een heel prettige browser overigens, maar dat is stof voor later), ondersteunt Google naadloos al haar online toepassingen zoals Google Docs, GMail, Picasa, ... Je vergeet gewoon dat je eigen computer eigenlijk er enkel en alleen nog is om data heen en weer te sturen en het scherm op te bouwen.

Fenomenale rekenkracht en webbased applicaties. Dat zijn de onderstromen van de evoluties van het internet. Geloof me maar.

Proficiat Google. Kritische noten zijn voor later. Niet op een feestje.

Negenvlak praktisch bekeken

Momenteel werk ik samen met Alexander aan de doorlichting van de informatiehuishouding van een vrij grote organisatie. Dit moet resulteren in de beschrijving van de gewenste situatie, een informatie-policy en een rits praktische tips en tools om effectiever, efficiënter en economischer om te gaan met informatie.

Eén van de methodieken die we daarvoor hanteren is het Negenvlak of het "Information Management-model" van de Universiteit van Amsterdam. In mijn presentatie voor BVD raakte ik dit model reeds aan, zie ook een vorige post.

De persoon die verbonden blijft bij de ontwikkeling van het negenvlak is Prof. dr ir Rik Maes , maar ondertussen hebben ook zijn medewerkers niet stilgezeten. Zo is er het boek van Toon Abcouwer, Herman Gels en Jan Truijens. Een zeer lezenswaardig boek, dat praktische toegankelijkheid combineert met wetenschappelijke diepgang. Achter deze link vind je een hoofdstuk van het boek ...

Een groot deel van hun wetenschappelijk onderzoek vind je ook terug op de Primavera-website.

Helaas zijn uitgewerkte cases vrijwel niet te vinden (iemand tips ?). In het boek van Abcouwer et al. worden wel drie cases summier beschreven. Een iets uitvoeriger case (in de vorm van een scriptie), die vrij te vinden is dat van een Nederlands waterbedrijf .

"Bij lokale overheden die actief zijn in de watersector bestaat zowel een externe als een interne informatievraag die voortkomt uit de planning, controle en uitvoering van de bedrijfsprocessen. Deze informatievraag kan worden beantwoord door het implementeren van één of meer informatiesystemen."

De uitwerking van het model in deze scriptie blijft wel een beetje eenzijdig op het niveau van de architectuur hangen, maar biedt wel verhelderende inzichten.

Een alternatieve invulling van dit model willen we je niet onthouden : het Raamwerk voor Persoonlijk Informatiemanagement(PIM). Mensen kiezen hierbij (privé en werk) zelf hun online gereedschap om daarmee te “richten, inrichten en verrichten”, zowel als “informeren en communiceren”.

Van communities naar ontmoetingen

In april blogde ik over mijn presentatie voor Socius over interactief webgebruik in een socio-culturele context, waarin ik mij toelegde op de meerwaarde van Web2.0 voor gemeenschapsvorming en educatie. De presentatie sloot ik af met enkele ideeën hoe je vanuit een virtuele omgeving kunt komen tot reële ontmoetingen.

Max van Socius stuurde mij enige tijd geleden nog een interessante link door : www.meetup.com : een sociale netwerksite die tot doelstelling heeft "echte" ontmoetingen te bekomen. Of zoals ze zelf schrijven :

Meetup Groups meet face-to-face to pursue hobbies, network, get support, make friends, find playgroups or even change the world!

Get on the Internet to get off the Internet!

Veel Vlaamse of Nederlandse groepen zitten er nog niet op. Maar wat niet is, kan nog komen ... Dus waar wacht je nog op ? Bedankt Max.

Ondertussen heeft het VCOB een werkgroep opgericht om 23 dingen te helpen implementeren in de Vlaamse bibliotheken. In die werkgroep zitten vertegenwoordigers van het VCOB en Cultuur Lokaal, maar ook van de Bibliotheekschool van Gent en andere expterten (zoals Maarifa). De Bibliotheekschool bereidt een certificaatgerichte opleiding voor die in afstandsonderwijs zal georganiseerd worden. Uiteraard is ook Rob Coers (de grondlegger van de Nederlandstalige 23 dingen) van de partij. En die moet ik nu even snel contacteren, zie ...

Web 2.0 : overdaad loont

Terug van nooit echt weggeweest. Enkele hectische weken hielden mij van deze blog af. Ondermeer Web 2.0 zorgde voor korte nachten.

Twee weken geleden was ik opnieuw te gast bij Socius, het steunpunt van socio-culturele verenigingen, die een herneming bracht van hun studiedag “Verenigd op Web 2.0”. In april hadden ze veel mensen moeten weigeren wegens een overdonderend succes. Jaja, web 2.0 is booming business in de (socio-) culturele sector en de aanpak van Socius lijkt aan te slaan. De studiedag is dan ook maar een eerste aanzet van een heel traject. Het wordt een eigen versie van “23-things” dat door Rob Coers voor ons taalgebied werd aangepast. Elke week dienen de deelnemers enkele opdrachten te volbrengen in het geleidelijk ontplooiende leerpad. Learning by doing, wat voor deze inhouden de beste aanpak is. Van mijn presentatie verschijnt binnenkort een slidecast op hun side.

Vorige week was ik twee maal te gast bij CultuurLokaal, het steunpunt van de culturele centra en binnenkort ook van de bibliotheken door hun fusie met het VCOB. De eerste maal voor een interne vorming voor hun dynamische ploeg en de tweede maal voor een workshop op hun Junitoer, hun jaarlijks studie- en netwerkevenement voor de cc's en bibs. Daarvoor hadden ze diverse locaties in Brugge ter beschikking vanuit de uitvalsbasis van de statige Stadsschouwburg. Zelf mocht ik mijn ding doen in de schitterende zaal van het Groeningemuseum (de oude Vlaamse meesters !).

Hieronder vind je mijn presentatie :

| View | Upload your own

Openbare bibliotheken zetten hun eerste schreden op het interactieve pad, maar web 2.0 is voorlopig nog niet doorgebroken in de Vlaamse culturele centra. Ik kende bijvoorbeeld enkel het voorbeeld van CC Berchem, die artiesten liet bloggen over hun projecten. Helaas is de site onlangs aangepast en werden de blogs verwijderd. Buiten de cc's vind je een good-practice bij het theaterhuis het Paleis, rond participatie van jongeren bij cultuurprojecten. Ik was dan ook verheugd kennis te maken met het CC van Dilbeek dat reeds twee jaar bouwt aan een mediaplatform voor jongeren.

Maandag mocht ik met de “groten” aan tafel (Duval-Guillaume, Insites, De Standaard online, ...) voor een debat over communicatie en Web2.0 voor een Kluwer-publicatie . Het werd een geanimeerd gesprek, maar over de grond van de zaak bleken we het eens te zijn. De conclusies verkap ik eventjes niet, maar kun je binnen enkele weken nalezen in Ad Rem.

Vrijdag bracht ik in Leuven voor het Streekgericht Bibliotheekbeleid van de provincie Vlaams Brabant een workshop rond "informatiebemiddeling in de bibliotheek" met een sterke 2.0-inslag. Terwijl ik tot vorig jaar soms enorme weerstanden ondervond in de koppeling van interactieve webdiensten en informatiebemiddeling (“hebben beiden wel iets met elkaar te maken?”), was deze groep vanaf de eerste aanzet mee in de nieuwe denkwijzen en methodieken. Een kentering in het denken of toevallig een visionaire groep ?

De presentatie :

| View | Upload your own

En ondertussen ligt mijn draftversie van mijn masterproef over de “Informatiekaart” te blinken. Sorry, professor, als de drukte de komende maand meevalt, zal die in augustus afgewerkt zijn. Een andere deadline heb ik intussen gehaald : naar aanleiding van mijn presentatie op het ABD-BVD-congres (zie een vorige post) heb ik een artikel geschreven over hetzelfde onderwerp voor “Bladen voor Documentatie”. Dat hielp alvast om enkele redeneringen op een rijtje te plaatsen.
We gaan er eens werk van maken zie ...

Virtuele werelden en bibliotheken

Een tijdje terug was ik als spreker te gast op de studiedag Games en Bibliotheken, een initiatief van de provincie West-Vlaanderen. Voor een helder verslag verwijs ik graag naar de Flemish Librarian.
Ik kreeg een half uur de tijd om een inleiding te geven tot virtuele werelden en de rol die bibliotheken daarin kunnen spelen.

Mijn visie over virtuele werelden:
- virtuele werelden, ongegeneerd door mij wat veralgemeend tot het internet in 3D, zullen meer dan waarschijnlijk aan belang toenemen
- virtuele werelden kondigen Web 3.0 aan
- virtuele werelden is een nieuwe vorm van kennisrepresentatie en -overdracht, waarbij beleving (simulatie) centraal staat
- SecondLife is slechts een van de vele virtuele werelden en vooral interessant als proeftuin voor verdere ontwikkeling van 3D internet
- technologie voor 3D vraagt nog teveel van huidige bandbreedte en machinekracht om door de hele internetgemeenschap als gemeengoed aanvaard te kunnen worden

Wat kunnen bibliotheken daar mee doen:
- zich informeren over de ontwikkelingen op het vlak van virtuele werelden, zodat ze niet verrast zijn in 2010
- die kennis overbrengen naar hun gebruikers en hen wegwijs maken in de mogelijkheden en beperkingen ervan
- in de bibliotheek publiekspc's voorzien om toegang te krijgen tot virtuele werelden, zodat de drempel verlaagd wordt en dat er ook een democratische toegang wordt voorzien tot informatie die in virtuele werelden ter beschikking is
- experimenteren in virtuele werelden als SecondLife kan, maar dan best als groep. Aanwezigheid in SecondLife is een krachtig marketinginstrument met als boodschap dat bibliotheken een evident onderdeel zijn van de maatschappij, dus ook van virtuele werelden. Maar overschat dit niet. De waarde ligt hem op dit ogenblik vooral in het experiment.

Ik was graag met het publiek in discussie gegaan hierover, maar om de 3de technologische internetrevolutie te prediken had ik wel minstens een halfuur nodig. Het debat zal dus voor een andere keer zijn.

| View | Upload your own

Informatiemanagement en de ABD/BVD

Nog nooit zo lekker gegeten op een congres als op het afgelopen Inforum van de ABD/BVD op donderdag 17 april 2008. De beroepsorganisatie deed haar Belgische, en dus Bourgondische, roots alle eer aan : een uitgebreid buffet over de middag en streekbieren met speciale kazen als receptie/borrel achteraf. In deze tijden van herdenkingen van de Wereldtentoonstelling van 1958 was het ook leuk om aanwezig te zijn in een designtempel van decennia geleden : de Koninklijke Bibliotheek van België. Goed gegeten, maar ook iets opgestoken ? Absoluut.

Ten eerste over ons complexe landje : in Vlaanderen kennen we 100 maal beter de informatiesector in Nederland dan die van onze Franstalige landgenoten. Het was een uitgelezen moment om van gedachten te wisselen met informatiespecialisten uit Brussel en Wallonië. Maar ik ervaarde ook de scheiding in de geesten tussen beide gemeenschappen, zo kregen Franstalige sprekers enkele vragen van Franstaligen en Vlaamse sprekers van Nederlandstalige.

Maar laat dit de pret niet drukken, Inforum is een echt netwerkmoment : overzichtelijk in aantal deelnemers en structuur (één zaal voor de voordrachten en één voor lunch en de babbel). De rechtlijnige programmatie (geen parallelsessies) en het ontbreken van een beurs zorgden ervoor dat deelnemers nooit een dilemma hadden wat ze moesten doen. Heerlijk als spreker : het verloop was minimaal, iedereen leek geïnteresseerd bij gebrek aan beters ;-) .

Uiteraard waren er ook de presentaties. Na de inleidingen van Willy Vanderpijpen, als departementshoofd van de KBR, en de ABD/BVD-voorzitter Paul Heyvaert, mocht Jana Varlejs de spits afbijten. Jana Valejs is professor aan de Rutgers School of Communication, Information and Library Studies (SCILS), New Jersey, USA en hield een presentatie over de ontwikkeling van professionele competenties in de informatiesector. Ze presenteerde een interessante checklist van 10 good practices die onmiddellijk toepasbaar zijn.

Zij werd gevolgd door Jean-Louis Janssens van de Suez-university, die ons een inkijk gaf hoe een multinational op een effciënte en effectieve wijze omgaat met kennis. Een zeer goede spreker en een zeer interessante case, maar waarschijnlijk niet echt op maat van een kleinere organisatie.

Daarna was het mijn beurt om een presentatie te houden over de informatiekaart. (Ik moet dringend werk maken van mijn masterproef over dit onderwerp) Daarin benadrukte ik vooral het feitdat een groot deel van de investeringen in informatiesystemen mislukt (of slechts gedeeltelijk lukt) omdat men geen analyse (informatie-audit) maakte en geen of gebrekkige doelstellingen (informatiekaart) stelde.

| View | Upload your own

Na de lunch mocht Wilbert Helmus (Fries Museum en Princessehof Leeuwwarden) de spits afbijten. (Op gezette tijden kom ik Wilbert tegen en het is steeds plezierig bijpraten met hem).. Hij hield een referaat over het collectiemanagement van de Leeuwardse musea. Het werd een zeer eerlijke presentatie, geen opsomming van successen, maar een levendig verslag van knelpunten en hoe die overwonnen (zullen) werden/worden. Zijn stuk over "wisdom of crowds" (Web 2.0) sloot naadloos aan op mijn workshop die ik enkele dagen eerder gaf in het Huis van Alijn. Zie hiervoor mijn vorige post. Ook het deel over de samenwerking tussen Nederland en Vlaanderen was een voorbeeld van een "good practice". Good practices waren dan ook de rode draad van Inforum. Ik onthield ook enkele leuke, betekenisvolle, termen : zoals "digitale hygiëne".

Ook de presentatie van Andrea Simmons van INM uit Montreal, Canada, was een schot in de roos. Het werd een zeer duidelijk plan van aanpak om te komen tot een e-library/digitale bibliotheek. Op de website van haar bedrijf vind je trouwens een pak informatie, zoals gestoffeerde white-papers en opgenomen "webinars".

Inforum mag dan niet het grootste informatiecongres van de lage landen zijn, het is zeker één van de gezelligste met een plejade aan interessante sprekers (waaronder ondergetekende ;-) ).

Workshop web 2.0 in Huis van Alijn

Slaat het Huis van Alijn als eerste (?) Vlaams museum de weg in naar een grotere interactie bij hun webaanwezigheid ? De visie en het enthousiasme zijn alvast aanwezig. Dat bleek immers gisteren tijdens de interne web 2.0-opleiding die ik gaf aan het quasi-voltallige personeel van het Huis van Alijn. De website wordt vernieuwd en dat is het uitgelezen moment om een blog en eventuele andere web 2.0-diensten uit te bouwen. Het werd opnieuw een leuke en interessante dag in een gezellig museum en bij een enthousiast team. Allen daarheen, en binnenkort kan dat dus ook virtueel ;-)

Vlaanderen zit niet stil. Aan het MICT (Universiteit Gent) is momenteel een onderzoeksopdracht bezig rond de kansen die Web 2.0 biedt aan de erfgoedsector.

Iemand van de medewerkers maakte mij attent op toch enkele schuchtere web-2.0-stapjes van de Brusselse musea. Museum talks is een spectaculaire Flash-site (en daarom ook moeilijk via Google te vinden) met tal van commentaren en rondleidingen in mp3-formaat in talrijke talen vanuit diverse Brusselse musea. Ik ontdek nu ook dat het Brusselse Paleis van Schone Kunsten uitpakt met diverse podcasts over hun tentoonstellingen. Nu ja, volgens mij kun je een audiofile die je kunt beluisteren of downloaden op de site nog geen podcast.

Voor echte voorbeelden van creatief web 2.0-gebruik in musea moet je buiten ons taalgebied zijn. Alhoewel dat Jan Tweepuntnul bericht over een initiatief in het Glasmuseum in Nederland.

De workshop kon op geen beter moment komen, want enkele dagen geleden werden, naar jaarlijkse gewoonte, op de "museums and the web"-conferentie de prijzen uitgereikt aan de musea met de beste aanwezigheid op het web. Dit gebeurde in verschillende categorieën en met veel aandacht voor interactie en participatie. Een schat aan good-practices.

Als je de evoluties van web 2.0 in musea wilt volgen ben je met de blog van Nina Simon, toepasselijk Museum2.0 genaamd, aan het goede adres. Maar dat had ik in mijn vorige post al vermeld, ...

Hoog tijd dat ik mij concentreer op mijn presentatie van donderdag voor "Inforum" van ABD-BVD over de informatiekaart : informatie als strategisch element in een organisatie. Daarover meer in een volgende post.

Sociaal-cultureel werk 2.0

Momenteel is het voor mij een beetje hollen van de ene workshop naar de andere opleiding. Zalig, die adrenaline om tegen deadlines aan te werken, maar te weinig tijd om erover te berichten op deze blog. Momenteel bereid ik een workshop over web 2.0 in een museumcontext voor om maandag in het "Huis van Alijn" te geven. In mijn volgende blogpost vertel ik er iets meer over. Als smaakmaker suggereer ik alvast de blog van Nina Simon (nee, niet Nina Simonne, de zangeres), een Amerikaanse museumcurator die bericht over wat Web 2.0 kan betekenen voor musea.

Donderdag hield ik een presentatie op de studiedag 'Verenigd op web 2.0' bij Socius, de koepel van de socio-culturele verenigingen. Socius heeft al jaren een serieuze reputatie als het gaat over het exploreren van nieuwe technologische mogelijkheden voor de socio-culturele sector. Enkele jaren terug was ik onder meer betrokken bij het opmaken van Nederlandstalige handleidingen voor een heel gamma aan opensource-producten, die toen in opmars waren en nu reeds goed ingeburgerd zijn. Deze handleidingen zijn nog steeds een landmark in hun soort.

Het interessante aan deze studiedag was dat het niet louter kennisoverdracht was (soms dodelijk voor de aandacht), maar dat er, geheel in de Web 2.0-gedachte, zeer interactief gewerkt werd : na een korte inleiding en demonstratie werden de aanwezigen aan het werk gezet met een eigen blog en een wiki. Later op de dag werd in kleine groepjes een case uitgewerkt in functie van communicatie, samenwerking of marketing
in de organisatie. Dit zorgde voor diepgravende discussie en visievorming.

In de namiddag hield ik een meer beleidsmatig georiënteerde voordracht over de kansen van Web 2.0 voor de socio-culturele sector. Mijn verhaal was opgehangen aan de gedachte dat Web 2.0 geen behoefte of een doel kon zijn, het is een antwoord op behoeften en helpt de organisatie zijn doelstellingen te bereiken. Verder beklemtoonde ik dat de functies van het socio-culturele werkveld ook aanwezig zijn in de Web 2.0-gedachte :

• Gemeenschapsvorming => communities
  
• Educatie => kennisuitwisseling
  
• Maatschappelijke activering => user generated content
  
• Cultuur => user generated content
  

De rest moet je zelf maar eens checken op de presentatie (op slideshare en hier via een widget), want ik moet dringend weer aan de slag voor maandag ;-)

| View | Upload your own

Indexeren van archieven

In onze gemeente zijn enkele vrijwilligers uit de heemkundige kringen onder leiding van een historicus, het gemeentearchief onder handen aan het nemen . Het gemeentearchief heeft tot op heden weinig organisatie gekend, maar overkoepelt wel een lange geschiedenis. Omdat men er niet uit was hoe men de classificatie en indexering zouden aanpakken, vroeg de werkgroep wat advies voor de aanpak ervan.

Als voorlopige oplossing wordt alles ingevoerd in MS-Access, maar zo'n database heeft de neiging bij een grote hoeveelheid records met variabele velden log en traag te worden. Daarenboven is dit Microsoftproduct geen open standaard, wat latere conversie en toegankelijkheid kan bemoeilijken. Toch wel een vereiste voor een archief. Een (My)SQL-databank is dat wel.

Enkele voorbeelden van gratis software die voor indexering zou kunnen gebruikt worden :

• ISIS : software dat reeds verschillende jaren verdeeld wordt door de UNESCO voor allerlei bibliotheek- en archieftoepassingen. Performante software, die zijn sporen in de Derde Wereld verdiend heeft. Gratis, maar niet open-source


• Koha : de eerste opensource bibliotheeksoftware, die een ruime bekendheid geniet

De VVBAD-bundelt op haar site enkele overzichten van bibliotheek- en archiefsoftware en ook enkele interessante links over digitalisering en automatisering van archieven. Op 25 april organiseert de VVBAD trouwens een studiedag met als titel "Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven?"

Als het over digitaal archiveren gaat mogen we natuurlijk de website van het expertisecentrum DAVID, dat gevestigd is in het Antwerps stadsarchief (Felix) niet onvermeld laten.

Over de organisatie van een gemeentearchief vindt men trouwens ook veel interessante links terug op de website van de VVBAD. Vooral het artikel (pdf-versie) van Joris Vanderborght, archivaris van Sint-Pieters-Leeuw, over de NDC-classificatie is lezenswaardig.

Collecties evalueren

Momenteel ben ik voor de provincie Vlaams-Brabant druk in de weer met een opleidingstraject rond collectiemanagement. Maandag hadden we het over collectieontwikkelingsplannen. Vrijdag zullen we het voornamelijk hebben over het evalueren van collecties. Je collectie (laten) onderzoeken kan vanuit twee oogpunten : via kwalitatief onderzoek door gebruikers en experten te ondervragen (zoals de conspectus-methode, critical incidence onderzoek, ...). Maar je kunt ook kiezen voor een kwantitatieve aanpak (cijfertjes !). Dan ga je aan de slag met materiaal uit je eigen systeem of uit andere systemen (benchmarken). In de afgelopen halve eeuw zijn tal van methodieken ontwikkeld en die hebben geleid tot afgeleide producten zoals C-Opt en RCB. Er ontstonden ook geïntegreerde modellen, die een kwalitatieve en kwantitatieve input combineren, zoals het PMC-model van bureau Leemans. Deze instrumenten worden reeds in tal van bibliotheken gebruikt.

Wij gaan ons vrijdag concentreren op de "oer-modellen", die uitgaan van statistisch onderzoek naar de circulatie van de collectie. De bekendste modellen zijn de use-factor, z-score, Gütersloh, Münster, McClellan en Doucet-Larbre. Informatie over deze modellen is vooral anderstalig (Duits, Engels en Frans). Sabina Lauro, momenteel biblithecaris in Jette, bundelde enkele jaren geleden de genoemde modellen in haar eindwerk : "Boeken in cijfers : toepassing van kwantitatieve methoden voor de collectievorming in een openbare bibliotheek" (Bibliotheekschool Gent). Daarvan heb ik dankbaar gebruik gemaakt.

Om deze modellen wat makkelijker uit te proberen, heb ik ze in een rekenblad gestopt. Het is nog een draft-versie, maar het zou reeds perfect moeten werken. Je kunt het rekenblad (opgelet : ODS-formaat, Open Office) met de kant en klare formules downloaden via deze link.

Er wordt (nog) geen handleiding bijgevoegd, maar doe-het-zelvers zullen hun weg wellicht wel vinden. Toch enkele aandachtspunten :

• De eerste kolom is steeds de onderverdeling van de rubrieken


• In het gele vakje (onderaan) wordt het aantal materialen gevraagd waarvoor er budget is, dit kan berekend worden door het vooropgestelde budget te delen met een een gemiddelde boekenprijs


• Het rekenblad is (deels) beveiligd, maar je hebt geen paswoord nodig om aan de formules te raken


• Om eventuele foutmeldingen te vermijden : de overbodige rijen invullen (eventueel met een 0) of wissen

Op dit werk is een Creative Commons Licentie van toepassing.

Corporate blogging (2)

Op een blogpost uit mei 2007 maakte ik reeds melding dat Belgische organisaties slechts traag op gang komen bij het creëren van een heuse corporate weblog. Toch is er langzaam een kentering aan het komen. Technologie- en marketingbedrijven kunnen uiteraard niet achterblijven, maar ook andere bedrijfjes doen interessante dingen.

Volledige overzichten zijn moeilijk/niet te vinden. Ze zitten in een bepaalde niche (technologie, ...), zijn verouderd of zijn sterk regionaal gekleurd : zoals ofwel zijn

Enkele voorbeelden :
Voor "papier"-mensen (boekbinden, origami, ...) is er "Atelier Plano", een blog zonder veel franje, zelfs zonder eigen domeinnaam. Toch is deze hele marketing- en verkoopsbeleid opgebouwd via de blog. De bijna dagelijkse publicering van artikels zorgt voor een grote aantrekkingskracht van deze nicheblog.

Nog een leuke bedrijfsblog gevonden (veel minder informatief, maar zeer amusant) : de superette Ingro/de Spar van Rillaar. De blog hangt aan een goed uitgewerkte website. Zeer opvallend voor deze sector !

Het zijn beide blogs die al ettelijke tijd meegaan. Onder het motto : "een blog beginnen is niet moeilijk, maar dat volhouden !", kan dit tellen. Bekende corporate blogs zijn ondertussen immers op een laag pitje gezet (reeds maanden geen activiteit) zoals Kandl.

Waarschijnlijk houden er velen er ontgoocheld mee op bij gebrek aan respons of onmiddellijke ROI.

Toch is een corporate blog een wezenlijk deel van het communicatiebeleid van een organisatie die zijn aanwezigheid op het internet wil verankeren. Vandaag willen Jan Jacobs en ikzelf dat aantonen in onze workshop "corporate blogging". (Dit bericht publiceren we trouwens even vlug tijdens de workshop).

Extra informatie over corporate blogging vind je terug onder deze linkverzameling.

Een tip om als klein bedrijf of kleine organisatie tot een succesvolle blog te komen is samenwerken. Niet alleen genereer je meer content, je zorgt ook voor een betere ranking bij de zoekmachines door de verschillende links naar de afzonderlijke websites van de organisaties.

Deze blog is daar een voorbeeld van (Kenta en Maarifa), maar ook de blog die Jan Jacobs beheert is een samenwerking van verschillende zelfstandige coaches : www.slimmerwerken.be.

Blu-ray wint van HD-DVD maar is misschien wel eens de laatste optische drager...

Gejuich in het kamp van Sony en Philips want Toshiba gooit de handdoek in de ring. De HD-DVD wordt niet verder ontwikkeld waardoor de Blu-ray disc vrije baan heeft als opvolger van de DVD in de wereld van optische informatiedragers. De Blu-ray disc wordt gelezen met een blauwe laser - vandaar de naam - in plaats van een rode zoals bij de CD en DVD. Het schijfje kan tot 50GB bevatten! Fijn dus voor de filmindustrie die eindelijk films in High Definition aan de man kan brengen.
Maar... misschien is dit wel het laatste schijfje dat het levenslicht ziet. Want in de wereld van de magnetische dragers (harde schijven) wordt allang in Terabytes geteld. Ok, een magnetische drager is wat kwetsbaarder dan een optische variant. Maar als je je serverpark goed op orde hebt en je data op verschillende lokaties bewaart, kan je alles vrij veilig bewaren voor de lange termijn.
Ik ben er van overtuigd dat de informatiemarkt onomkeerbaar de weg van het netwerk is ingeslagen en dat streaming video het duidelijk zal halen van offline dragers...
Voor mij voorlopig dus nog geen Blu-rayspeler thuis.

Digitaal bladeren in Oosterse prenten

Vorige week werd het Chinese Nieuwjaar overal ter wereld ingeluid. Voor de Erfgoedcel Brugge een uitgelezen moment om hun nieuwe digitale historische bron aan het publiek voor te stellen: het Oosters Album. Dit album is een verzameling van prachtige 'Chinese' prenten door drie Brugse kunstenaars. Bij elke prent krijg je een uitgebreide beschrijving.
De technische realisatie is van de hand van Pictura.

Een fascinerend kunstwerkje...

Besparen dankzij Web 2.0

Serverruimte is de laatste decennia spotgoedkoop geworden. Vooral als je bedenkt waar we vandaan komen. Op bijgaande grafiek (bron : Substituting Images for Books: The Economics for Libraries / Michael Lesk (een vrij oud artikel over digitalisering van boeken, maar nog steeds lezenswaardig)) merk je hoe snel de prijs gedaald is voor digitale opslag.


Maar deze trend is uiteraard relatief. Waar vroeger enkel informatie met weinig of geen opmaak opgeslagen werd (tekst, zuivere data, ...) wordt nu ook verwacht dat je moeiteloos afbeeldingen, bewegend beeld, grafische opmaak, geluid, ... kunt opslaan. Tekst wordt ook steeds meer bewaard als een afbeelding (.pdf, .tiff, ...) en zoals we weten is het vooral deze multimedia die de ruimtevreter is.

Dit betekent dat niet alleen de prijs van een digitaal archief, maar ook de hosting van een website vrij hoog kan oplopen. Toch kan je veel hostingsruimte besparen door in te spelen op de mogelijkheden die Web2.0-sites je bieden. Enkele voorbeelden :

Office-documenten (MS en OO) kun je makkelijk kwijt op Google-docs en Zoho. Even een link leggen van je website naar het bewuste document en klaar is kees. Trouwens beide systemen bieden ook grandioze mogelijkheden om met verschillende mensen verder te werken aan hetzelfde document.

Voor presentaties biedt slideshare bijkomende mogelijkheden. Je kan immers je eigen (of een andere) presentatie "embedden" in je website. Dit betekent dat je presentaties getoond worden binnen je eigen site. Klik maar eens op "widgets" als je er meer wilt over weten.

Een filmpje embedden ? Geen probleem : wat zoekwerk in YouTube en je vind hier ook de manier om een filmpje op je blog of site te plaatsen, zonder serverruimte te verspillen.

Embedden bestaat erin dat je een stukje code kopieert en plakt in de code van je website of blog. Als je je afvroeg of het nog nuttig was om iets van html te kennen : ja dus ;-). Content management systemen, zoals Joomla!, hebben gebruiksvriendelijker mogelijkheden om dit voor elkaar te krijgen.

Foto's kun je dan weer kwijt op Flickr en Picasa. Met een eenvoudige link naar je foto op deze sites kun je al veel verwezenlijken, maar beide systemen laten ook toe om een hele galerij te embedden via het creëren van een zogenaamde badge.

Eén nadeel toch : wat met de continuïteit van deze sites ? Wat als deze sites om de één of andere reden moeten stoppen of de bereikbaarheid niet meer kunnen garanderen. Dus : altijd zorgen voor back-up. Dit kan lokaal, maar je kan ook je documenten bewaren op twee onafhankelijke systemen, zoals Flickr en Picasa.

compatibilteitspakket office 2007?

Ik lees graag Tips & Advies van Indicator. In elke aflevering zit altijd wel wat nuttigs voor de zelfstandige mens. Maar met hun jongste nummer van 17 januari deden ze toch even mijn wenkbrauwen fronsen.

Ze hebben vastgesteld dat documenten gemaakt met Microsofts Office 2007 niet geopend kunnen worden met oudere office-versies. Gelukkig - volgens hen - bestaat er een compatibiliteitspakket dat gratis (!) te downloaden is.
Dat is correct natuurlijk. Maar als advies had ik liever gezien dat iemand die een document verstuurt dit eerst en vooral niet doet als Word2007 (.docx). Je kan het document opslaan in een oudere versie, bijvoorbeeld. Of nog beter: verstuur het als pdf als de ontvanger het document niet moet kunnen bewerken. Bijna alle documenten die ik verstuur zijn in pdf, zodat ik zeker ben dat de vormgeving zoals ik ze zie net hetzelfde is als bij de ontvanger.
Zelf ben ik overigens een tevreden gebruiker van OpenOffice. Alle kantoordocumenten maak ik ermee. Ik kan er alles wat binnenkomt mee openen. Behalve de nieuwe Office 2007-bestanden helaas. Naar het schijnt moeten we daarop wachten tot september 2008.

Het is de plicht van de verzender van een boodschap dat die goed begrepen wordt. Je stuurt toch ook geen brief met een speciale inkt die je alleen met een aangepaste lamp kan lezen. Ook al is die lamp dan nog gratis te verkrijgen.

De digitale bibliotheek

Vooreerst een welgemeende "dank u" aan onze lezers. Volgens de website van Metatale behoren we tot de 100 invloedrijkste blogs van Vlaanderen en dat hebben we natuurlijk aan onze invloedrijke lezers te danken ! Dat maakt het competitiebeest in ons wakker en volgend jaar willen we nog beter doen. Maar dan moeten we als goed voornemen voor 2008 misschien wat meer in de pen kruipen ;-)

(trouwens t.a.v. de analisten van Metatale : de bak Duvel is onder weg)
Dinsdag was ik uitgenodigd door de bibliotheken van de Vlaamse overheid om een presentatie te houden over het beheer van digitale collecties. Mijn presentatie probeerde in een kort tijdsbestek zoveel mogelijk elementen van een digitale bibliotheek te belichten : van het technologische tot het sociale luik van zo'n bibliotheek, van repositories tot web2.0. Op slideshare vind je een versie die de 90 pagina's overstijgt, maar wees gerust : die heb ik "live" wel een pak ingekort.


Daarna kwamen de mensen van de Informatheek van het Vlaamse Parlement met hun verhaal uit de praktijk. Met hun no-nonsense aanpak timmeren ze reeds vele jaren aan de weg om digitale content beschikbaar te stellen. Met een schitterende portaal tot gevolg. Verwacht geen technologische tierlantijntjes, maar een aanbod op maat van de klant. De vraaggestuurde Delphi-aanpak (www.bronnenwijzer.be) in een niet openbare bibliotheek. Een typerende annekdote was hoe de uitbouw van website van het Vlaams Parlement tegen hun zin in hun maag gespitst werd, maar dat blijkt nu enorme kansen te bieden voor de verdere aanpak van de digitale content.

De organisatoren hadden de bedoeling met deze eerste bijeenkomst een leermoment te bieden, maar nog meer om de collega's aan te zetten tot netwerken. De receptie en de broodjes achteraf werden in elk geval door iedereen gesmaakt en verschillende contacten werden gelegd. De eerste, belangrijke stap naar de uitbouw van een digitale bibliotheek (in welke vorm dan ook ook) voor de Vlaamse overheid werd gezet : iedereen meekrijgen in het verhaal. Deze bottom-up strategie heeft alvast een grotere kans op slagen dan het zoveelste masterplan. Veel bibliotheken kunnen immers nu reeds verschillende innovaties op hun conto schrijven, de niet-academische Vlaamse repositories zijn bijvoorbeeld allemaal te vinden in bibliotheken van de Vlaamse Overheid. Know-how en enthousiasme in overvloed. Hou deze bibliotheken in het oog ...

Titanenstrijd in 2008

Het wordt leuk trendwatchen in 2008. De titanen zijn opgewarmd en klaar voor de ring. De tent zit tot de nok gevuld.

Met aan de rechterkant van de ring: Wikipedia.
Wikipedia start eigen zoekmachine WikiSearch.
Aan de linkerzijde: Google.
Google start met eigen encyclopedie Knol

Een encyclopedie maakt een zoekmachine en een zoekmachine maakt een encyclopedie. De Web2.0-gemeenschap tegen een van de grootste bedrijven op de informatiemarkt. Interessant.

Jarenlang waren Microsoft en Apple een geliefd twistonderwerp aan de toog. Maar de echte 'personal computer' is al een tijdje naar het achterplan verschoven ten voordele van online opslag en kennisdeling. Ook net bij het begin van 2008 lees ik dat Bill Gates het strijdtoneel verlaat...