donderdag, november 22, 2012

Over de nieuwe kleren van de keizer en het lelijke eendje : het Hans Christian Andersen-dilemma van de openbare bibliotheek



Op zondag 18 november gaf de openbare bibliotheek van Lebbeke het startsein van hun zelfuitleenmodule. Ter gelegenheid van de officiële opening hield ik volgende conference. 

Enquêtes, de één al wetenschappelijker dan het ander, hebben het de laatste decennia overvloedig aangetoond : de mensen zijn zeer tevreden over hun bibliotheek. De scores hebben dan ook vaak stalinistische proporties in positiviteit : de bibliotheek is de meest klantvriendelijke dienst in een gemeente, de gebruikers appreciëren het aanbod en het personeel, activiteiten worden sterk gewaardeerd, ...

En toch …
Dit zijn de nieuwe kleren van de keizer want ...

Uitleencijfers gaan achteruit, jongeren blijven weg uit de bibliotheek, muziekafdelingen zijn gekelderd, …

Er is meer aan de hand

De bibliotheek is teveel verworden tot een “nice-to-have”, ipv een “need-to-have”. Bibliotheken hebben moeite om hun maatschappelijk nut aan te tonen.

Ooit was het anders :
lokale bibliotheken, ooit in het leven geroepen om mensen te indoctrineren in de eigen zuil, kregen een averechtse werking als oorden van rebellie en ontvoogding. Van emancipatie zou geen sprake geweest zijn zonder de kleine boekerijen die arbeiders, vrouwen en jongeren een blik op een andere wereld gaven.

Friedrich Engels en Karl Marx schreven hun Communistisch Manifest, omringd door de grote filosofen in boekvorm, in de bibliotheek. De bibliotheek bood zo de logistieke ondersteuning aan de grootste politieke omwenteling van de afgelopen eeuwen.

Tijdens de drooglegging in de Verenigde Staten van de jaren 20 en 30 had Ernest Gallo zich bekwaamd in het wijnmaken … in een openbare bibliotheek. Dank zij die plaatselijke bibliotheek kent de wereld nu de heerlijke Californische wijnen. De Amerikaanse puriteinen hadden alcohol gebannen, maar hadden het duivelse oord van zonde, de bibliotheek, over het hoofd gezien.

Voor de zytologen onder ons wil ik meegeven dat de lekkerste bieren uit onze contreien, bijv. de Karmeliet, gebrouwen zijn naar recepten die in bibliotheken van kloosters en abdijen gevonden werden.

Met deze voorbeelden tonen we aan dat bibliotheken aan de grondslag lagen van zeer diverse maatschappelijke, economische én technologische innovaties. Een bibliotheek was dus altijd veel meer dan een plaats van stille recreatie, het waren de verzamelplaatsen van geformaliseerde kennis.

In elk betoog wil ik minstens één maal de naam van Paul Otlet, vermelden, volgens mij de grootste Belg, maar schandelijk miskend. Hij was de grondlegger van de moderne bibliotheek- en informatiewetenschap. Hij beschreef in de jaren dertig van de vorige eeuw zijn idee over een toekomstige bibliotheek : mensen zouden telefoneren naar hun bibliotheek en de bibliotheek zou op hun vraag een boek open leggen voor een televisiecamera - toen een gloednieuwe uitvinding. Bibliotheekgebruikers zouden dan van thuis uit via een televisietoestel boeken kunnen raadplegen.

Dit klinkt nu zeer “vintage future”, maar dit was het eerste uitgeschreven concept van iets wat pas een halve eeuw later zou ontwikkelen : het internet. De bibliotheek lag dus mee aan de wieg van het internet.

Als we terugflitsen naar het heden moeten we echter vaststellen dat dat internet echter de grootste nemesis geworden is van de bibliotheek. Cd’s uitlenen is op sterven na dood, muziek beluisteren gebeurt nu met Spotify. Dvd’s zijn op hun retour dank zij de “rode knop”. En ook papieren boeken zullen geen eeuwig leven beschoren zijn. Op de internetboekhandel Amazon worden op dit moment meer e-books verkocht dan papieren boeken.

Volgens pessimisten is de rol van de openbare bibliotheek binnen 10 jaar uitgespeeld. Dan zal de klassieke rol van de bibliotheek overgenomen zijn door de Big Five : Google, Facebook, Amazon, Microsoft en Apple. Enkel nog rabiate bibliofielen zullen wild worden van de taciliteit en geur van een gebonden boek.

Deze dominante commerciële spelers hebben er voor gezorgd dat informatie, muziek en literatuur niet langer hun neerslag vinden in een fysiek product, zoals een boek of cd, maar als ééntjes en nulletjes zweven in de wolken (of de cloud).

Maar om hier uit de concluderen dat de rol van de bibliotheek uitgespeeld is, is wel zeer kort door de bocht.

De maatschappelijke return van een bibliotheek is immers niet de uitleen van boeken, dvd’s en cd’s. Dat zijn maar de kleren van de keizer. Een bibliotheek is een huis vol muziek en letteren, een huis van plezier en ontspanning, een huis voor kennis en educatie, een huis vol ontmoetingen en socialisatie. De drager hiervoor is van geen enkel belang.

Maar we moeten ook realistisch zijn : het zijn uitdagende tijden voor de lokale bibliotheek en ze zal zich moeten vervellen van het lelijke eendje tot een zwaan in deze informatiemaatschappij.

Bibliotheekmedewerkers moeten opnieuw experten en vertrouwenspersonen worden, die naar klanten kunnen luisteren, hen kunnen informeren en doorverwijzen en adviezen op maat kunnen formuleren. Ze moeten een coach worden voor de nieuwe media en nog meer een baken in deze complexe en hectische samenleving.

Er moet een radicale kentering komen in het bibliotheekwerk : backoffice-taken moeten gecentraliseerd worden en routinetaken moeten over gelaten worden aan de machines, zodat er tijd vrij gemaakt kan worden voor de individuele klant.

De grootste routinetaak in de bibliotheek is de uitleen. RFID is daarom een geschenk uit de hemel. Het zorgt er immers voor dat de uitleen door de lener zelf kan geregistreerd wordt en dat de collectie wordt beveiligd. Verkeerd geplaatste materialen kunnen makkelijk teruggevonden worden.

De zelfuitleen kan, hoe contradictorisch het ook klinkt, zorgen voor meer persoonlijk contact in de bibliotheken en meer high touch in deze tijden van high tech.

zondag, november 04, 2012

Formele IT-management-methodieken

(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)

Bij IT-projecten staat deze traditionele aanpak bekend als het watervalmodel: een
reeks taken wordt in lineaire volgorde afgewerkt. Deze aanpak werkt goed voor
kleine, goed gedefinieerde projecten, maar is niet haalbaar bij grotere en complexere
projecten.
Voor de aanpak van IT-projecten bestaan verschillende gestandaardiseerde methodieken waarvan de bekendste RUP (Rational Unified Process) en Prince2 zijn. Bij de RUP-methode werk je vooral incrementeel, met opleveringen per fase. Prince2 gaat meer over de beheersing van verschillende fases in een project en zegt minder over wat in een bepaalde fase opgeleverd moet worden.

RUP en incrementele projecten


Het Rational Unified Process (RUP) werd eind jaren ’90 uitgewerkt om software incrementeel te ontwikkelen. Het kost immers enorm veel tijd, energie en middelen om grote systemen in één beweging te bouwen. Het RUP zorgt ervoor dat het project opgesplitst raakt. De verwachtingen van de klant of eindgebruiker kunnen veranderen in de loop van het traject, bijvoorbeeld door technische beperkingen, veranderende eisen/wensen of een beter begrip van het daadwerkelijke probleem.

Incrementeel ontwikkelen stelt je in staat het project op te delen in een aantal deelproducten en deze afzonderlijk van elkaar op te leveren. Zo verminder je het risico dat het eindproduct niet is wat de klant wil en bovendien kan de klant nu per deelproduct zijn feedback geven. Dit kan je dan meenemen tijdens de ontwikkeling van het volgende deelproduct.

PRINCE2


Een andere bekende gestructureerde projectaanpak is PRINCE2. Deze methodiek biedt een duidelijk omschreven kader en beschrijft niet alleen de procedures van het eigenlijke project, maar ook wat je moet doen als het project niet verloopt zoals gepland.

PRINCE2 verdeelt het project in beheersbare fases en biedt een efficiënte controle van de middelen. Bovendien biedt het een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers aan het project. De verschillende managementrollen en verantwoordelijkheden bij een project betrokken zijn volledig beschreven.

Agile


Ook bij Agile wordt het project gezien als een reeks van relatief kleine taken, die ten gepaste tijde uitgevoerd worden, in plaats van als een geheel vooraf gepland proces.

Andere


PrisM (en Prisma) en Critical Chain projectmanagement (CCPM) bieden een gestructureerde methode voor projectmanagement.

vrijdag, augustus 17, 2012

Een kennisgids voor uw organisatie


(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)
 
Organisaties beschikken vaak over een organigram, een interne contactenlijst en/of ‘smoelenbank’, soms aangevuld met een korte bio, maar daarin staat geen verwijzing naar de specifieke kennis van die personen. Een kennisgids laat medewerkers binnen een organisatie toe om de kennis en de expertise die ze nodig hebben te lokaliseren. Het gebeurt immers vaak dat een organisatie zelf niet precies weet over welke kennis ze beschikt, waardoor kennis soms bij derden gehaald moet worden.


Uiteraard is de basis van een succesvol kennismanagement een coherente visie en een geslaagde mentaliteitsverandering (van ‘kennis is macht’ naar ‘kennis delen is macht’). Toch is het uitwerken van een kennisgids een eerste logische stap op weg naar een kennisgestuurde organisatie. Een kennisgids komt dus de algehele performantie van de organisatie ten goede.

Enkele specifieke voordelen van een kennisgids:
  • Het is een logische eerste stap voor een bewuste kennishuishouding: de creatie van een centraal en voor de collega's openbaar bestand met alle medewerkers en hun expertise.
  • Een kennisgids is een quick win: een relatief kleine inspanning die zorgt voor een snel en zichtbaar resultaat.
  • Het is een eerste stap in de mentaliteitswijziging: wanneer de introductie van de kennisgids zorgvuldig wordt aangepakt, zal de weerstand bij de collega's eerder klein zijn en dat is een belangrijke stap om kennisdelen te promoten.
  • Het kan het interne kennisgebruik verhogen.
  • Het is een vorm van erkenning voor de inhoudelijke experts en medewerkers die hun kennis willen delen.
  • Het inwerken van nieuwe medewerkers gaat sneller en vlotter. Ze weten immers zonder moeite de juiste persoon te vinden die hen kan ondersteunen.
  • Netwerking binnen de organisatie wordt intensiever, collega's gaan elkaar sneller en makkelijker aanspreken en samen problemen oplossen.
  • Het is een impuls voor de medewerkers om zelf kennis te ontwikkelen en te delen.
  • Nieuwe kennisgebieden worden ontwikkeld.
  • Medewerkers gaan bewuster om met hun expertise en er ontstaat een automatisme om die expertise en kennis te expliciteren.

donderdag, augustus 02, 2012

De cloud bij de overheid



(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)

Wat cloud computing voor een efficiëntere overheid kan betekenen, heeft de federale overheid in de Verenigde staten reeds goed begrepen. Daar is de overheid massaal aan het overschakelen naar *aaS-diensten. Het primaire doel van deze overschakeling is om op grote schaal de operationele efficiëntie en effectiviteit van de overheid te verbeteren.

Om te voldoen aan steeds complexere behoeften van de burgers, moeten overheidsinstanties de uitrol van nieuwe diensten sneller gaan dan voorheen. Zoals dit nu reeds het geval is met online verrichtingen (e-gov) als de aanvraag van paspoorten en rijbewijzen, belastingsaangiftes, afschriften van documenten. Voor deze vorm van interactie is een hoge kwaliteit en een veilige omgeving nodig omdat diensten zoals politie, brandweer en andere hulpdiensten tot de meest bedrijfskritische diensten behoren. Daarom zorgt de cloud niet alleen voor besparingen en efficiëntie-verhoging, ook voor een betere bescherming van de IT-infrastructuur, de data en de applicaties door een goede risicobeheersing. Men zou kunnen stellen dat introductie van de overheidsdiensten in de cloud , de druk voor de algemene veiligheid in de cloud sterk verhoogd heeft.

De federale agentschappen zijn druk bezig hun diensten te virtualiseren in een private cloud van de meer dan 2.000 federale datacenters. De risicobeheersing gebeurt een gemeenschappelijk cloud security programma : de Federal Risk and Authorization ManagementProgram (FedRAMP). Bij grote rampen en andere crisissen is de cloud immers de beste bescherming tegen verlies van data.
De implementatie van de cloud in de staat Colorado wordt sinds 2008 als een good-practice beschouwd. Colorado koos voor een zogenaamde Virtual Private cloud , die het beste biedt uit twee werelden : afgesloten en geïsoleerde netwerken met de flexibele mogelijkheden van een pay-as-you-go model. VPC diensten bieden mogelijkheden voor het hosten van grote systemen, zoals ERP, het verbeteren van ramp recovery-mogelijkheden en het verstrekken van goedkope opslag en archivering. De keuze was ingegeven onder druk van nakende besparingen, maar zorgt tevens voor een grotere efficiëntie.


Toch weten we uit ervaring dat vooral overheden nog steeds een allergie hebben om hun gegevens “ergens” in de cloud te deponeren. In België is er wettelijk weinig specifieks uitgewerkt, maar uiteraard gelden hieromtrent dezelfde wettelijke verplichtingen als voor plaatselijke servers.
De regelgeving over het gebruik van intern of extern gehoste servers is wettelijk niet expliciet geregeld. Het centrale artikel terzake is ons inziens artikel 6 uit “Decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer” van 18.07.2008.

ART. 6.
§ 1. De instanties zijn in ieder geval verplicht :
1° persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de Privacy wet;
2° bij iedere nieuwe toepassing van het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer vooraf adequate technische en organisatorische maatregelen in te bouwen voor de naleving van de Privacy wet;
3° op elk moment te waken over de kwaliteit en de veiligheid van gegevens en alle maatregelen te treffen om een perfecte bewaring van persoonsgegevens te garanderen;
4° de toezichtcommissie te ondersteunen bij de vervulling van haar opdrachten;
5° de toezichtcommissie informatie te verstrekken en inzage in alle dossiers en informatieverwerkende systemen te verschaffen telkens als ze daarom vraagt.


Er wordt dus niet expliciet vermeld dat gemeenten hun servers intern moeten huisvesten, integendeel de eisen naar beveiliging, authenticatie en Privacy liggen zo hoog dat een kleine gemeente dit niet op eigen kracht kan en beter de kaart trekt om dit buitenshuis te laten doen.

Verschillende Vlaamse gemeenten hebben intussen wel gekozen voor het zogenaamde externe SaaS -model en het concept van cloud computing. Sinds mei 2011 is het gemeentebestuur van Houthalen-Helchteren operationeel met een oplossing Google Apps for Business Suite. Daarmee was het de gemeente een van de eerste openbare besturen in Vlaanderen die bewust koos voor de cloud . Hiermee kunnen alle medewerkers vanaf elke plek en eender wanneer zijn mail of kalender raadplegen, zowel via pc, laptop en smartphone. Dit project leverde bovendien een ernstige kostenbesparing op en een service-surplus dat de basisvereisten uit het lastenboek overtrof. Dit was trouwens een eerste stap uit het Strategisch Informatieplan van de gemeente dat gebaseerd is op vier assen: Informatie, Intelligentie, Integratie en Innovatie. Later zouden Zedelgem en andere gemeenten volgen.

Google biedt sinds enige jaren een aangepaste oplossing vooroverheden. Speciaal voor de overheid kregen Gmail en Google Calendar een aangepaste beveiliging en een specifiek Amerikaans beveiligingscertificaat.

Toch is het voor niet voor alle Europese landen een uitgemaakte zaak om in te stappen in Google-apps. Zo is overheidsgebruik van Google-apps in Noorwegen in strijd wet de wet. De Noorse Privacy -commissie is immers van oordeel dat de overheidsorganisaties, die hun data op Google bewaren, in overtreding zijn met de Privacy -wetgeving.

Intussen kiezen Belgische overheden duidelijk voor diverse cloud oplossingen. Zo wenst de Vlaamse Overheid het open source (en oorspronkelijke Vlaamse) cms Drupal te kunnen aanbieden als een SaaS voor al haar diensten, 'Drupal-as-a-service' dus. Daarvoor heeft ze in mei 2012 een aanbesteding uitgeschreven. Dit zou de Vlaamse overheid een grote efficiëntieverhoging tewerkstelligen en ruim 600 000 euro per jaar laten besparen. Momenteel werken de websites van de Vlaamse overheid met een 30-tal systemen en worden op 20 diverse plaatsen gehost.

Dit is echter niet zo nieuw. De lokale politiediensten werken reeds verschillende jaren met een Joomla-website die gehost wordt in een private-cloud .





zaterdag, april 14, 2012

Over faxen en informatieprocessen


Enkele weken geleden verscheen in de pers een case, die consultants in informatiemanagement, zoals wij, doen watertanden. Eerst dacht ik aan een late aprilgrap, maar het blijkt een feit :
Personeel van Justitie moet blijkbaar gefaxte verslagen van de politiediensten overtypen omdat de verslagen doorsturen via datatransmissie (mail, ftp, upload, extranet, ...) als onveilig aanzien wordt. In het artikel staat ook als argumentatie dat er in tijden van besparingen geen budget voor een beveiligde oplossing kan vrij gemaakt worden.

Ik stel me dan het volgende voor : een verslag wordt uitgetypt, geprint, gefaxt, opnieuw uitgetypt, opnieuw geprint, ...

Deze absurde situatie staat volledig haaks op een performante informatiehuishouding en een efficiënte rechtspleging. Dit is een typisch voorbeeld van een organisatie die vertrekt vanuit een visie op (verouderde) technologie en niet vanuit de gewenste efficiëntie en effectiviteit van de informatiehuishouding.Vragen die opkomen :

Efficiëntie :
  • Hoeveel tijd gaat hier mee verloren ?
  • Waarom gebruikt men als "tussenoplossing" geen OCR ?

Economie :

  • Hoeveel manuren worden hiervoor betaald ? Een fractie van dit budget lijkt me meer dan voldoende om een beveiligd systeem te bekostigen.
Effectiviteit :
  • Is een fax wel zoveel veiliger dan beveiligde datatransmissie ?
  • Gebeuren er geen fouten bij het overtypen ?
Conclusies en advies :
Hier is duidelijk geen probleem met technologie en competenties, wel met de opgelegde processen. Het management van beide FOD's (Jusitie en Binnenlandse Zaken) moeten samen afspreken wat ze willen bereiken, niet in termen van systemen en technologie, maar wel in termen van informatieprocessen :
  • wat : een correct verslag doorsturen
  • hoe : snel en veilig

Hieruit zal blijken dat de gewenste systemen best betaalbaar zijn. Indien men vertrekt vanuit een "gewenst systeem" zal men opnieuw eindigen met een miljoenenproject, dat jaren zal aanslepen en niet tot een bevredigend resultaat zal leiden.

Zelf zie ik de toekomst van politieverslaggeving als volgt : een multimedia-verslag door de politieagent ter plaatse gemaakt via een tablet en onmiddellijk via een beveiligde dataverbinding overgemaakt aan Jusitie.

dinsdag, januari 03, 2012

Studiedag informatiemanagement van 19 december was een voltreffer


Op 19 december 2011 ging in het Pand te Gent voor de eerste keer de studiedag
‘Stel orde op zaken in uw (informatie)huishouding’
door in een samenwerking tussen uitgeverij Politeia en Maarifa.
Terzelfder tijd werd ook het "handboek informatiemanagement" voorgesteld.

De studiedag werd inhoudelijk een voltreffer. In de voormiddag introduceerde dagvoorzitter Denis De Bruyne 3 plenaire lezingen. De key-note werd door prof. dr. Toon Abcouwer van de universiteit van Amsterdam gegeven, ondermeer de mede-auteur van het schitterende boek "Informatiemanagement en -beleid". Hij ging ondermeer in op de onmogelijkheid van business IT alignment. In het licht van de dynamische ontwikkelingen van moderne organisaties is het haast onmogelijk om de IT-diensten voldoende actueel te houden. Of toch ? In elk geval maakt dat traditionele benaderingen rond Business IT alignment maar beperkt houdbaar zijn in deze moderne contexten. Door een bepaalde benadering van organisatiedynamiek te hanteren kan wel een realistisch beeld geschetst worden over strategisch informatiemanagement.

Het werd een bevlogen én gedurfde lezing over organisatie- en informatiecultuur.
(presentatie nog niet beschikbaar)

Daarna stelde ikzelf een handzaam businessmodel voor om de organisatiewijde informatiehuishouding te analyseren, te structureren en te sturen : het Maarifa informatiemodel.

Tenslotte was het aan dr. Koen Millis om de voormiddag af te sluiten met een uitvoerig overzicht van succesfactoren bij de implementatie van informatiesystemen. Onderbouwd door onderzoek en ervaring.
(presentatie nog niet beschikbaar)

De namiddag bestond uit 2 workshoplijnen. Een eerste behandelde de externe informatievoorziening en een tweede over interne informatieprocessen.

In de eerste workshop brak mijn collega Alexander Stierman een lans voor een goed doordachte architectuur van een website. Daarna stelde Marc Alen de Joomla-sites van de lokale politie voor (presentatie). Dit is een echte best- practice voor veel lokale besturen.

In de tweede workshop beklemtoonde Hans Heghe (ICMS) het belang van geoptimaliseerde informatieprocessen. Daarna behandelde Marijke Verhavert de informatieprocessen bij de Vlaamse overheid. Dit deden ze beiden met veel enthousiasme en sarcasme. One-liners waren toen niet uit de lucht : "informatieproblemen komen alleen in de privé voor", "papieren documenten onderteken ik gewoonweg niet", ...

Kortom een hele boterham in één studiedag. Voor wie er niet bij was (uiteraard ook voor wie er wel bij was), is er nu nog het handboek ...