Een kennisgids voor uw organisatie

(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)
 
Organisaties beschikken vaak over een organigram, een interne contactenlijst en/of ‘smoelenbank’, soms aangevuld met een korte bio, maar daarin staat geen verwijzing naar de specifieke kennis van die personen. Een kennisgids laat medewerkers binnen een organisatie toe om de kennis en de expertise die ze nodig hebben te lokaliseren. Het gebeurt immers vaak dat een organisatie zelf niet precies weet over welke kennis ze beschikt, waardoor kennis soms bij derden gehaald moet worden.


Uiteraard is de basis van een succesvol kennismanagement een coherente visie en een geslaagde mentaliteitsverandering (van ‘kennis is macht’ naar ‘kennis delen is macht’). Toch is het uitwerken van een kennisgids een eerste logische stap op weg naar een kennisgestuurde organisatie. Een kennisgids komt dus de algehele performantie van de organisatie ten goede.

Enkele specifieke voordelen van een kennisgids:

• Het is een logische eerste stap voor een bewuste kennishuishouding: de creatie van een centraal en voor de collega's openbaar bestand met alle medewerkers en hun expertise.
• Een kennisgids is een quick win: een relatief kleine inspanning die zorgt voor een snel en zichtbaar resultaat.
• Het is een eerste stap in de mentaliteitswijziging: wanneer de introductie van de kennisgids zorgvuldig wordt aangepakt, zal de weerstand bij de collega's eerder klein zijn en dat is een belangrijke stap om kennisdelen te promoten.
• Het kan het interne kennisgebruik verhogen.
• Het is een vorm van erkenning voor de inhoudelijke experts en medewerkers die hun kennis willen delen.
• Het inwerken van nieuwe medewerkers gaat sneller en vlotter. Ze weten immers zonder moeite de juiste persoon te vinden die hen kan ondersteunen.
• Netwerking binnen de organisatie wordt intensiever, collega's gaan elkaar sneller en makkelijker aanspreken en samen problemen oplossen.
• Het is een impuls voor de medewerkers om zelf kennis te ontwikkelen en te delen.
• Nieuwe kennisgebieden worden ontwikkeld.
• Medewerkers gaan bewuster om met hun expertise en er ontstaat een automatisme om die expertise en kennis te expliciteren.