Daarjuist heb ik mij toch even verslikt in mijn muesli. In het Nieuwsblad stond een verslag van een onderzoek van het Amerikaanse adviesbureau Steelcase.
De laatste weken ben ik immers opnieuw in actie geschoten met mijn onderzoek voor mijn masterproef "Strategisch informatiemanagement als voorwaarde voor een goed bestuur". Druk bezig met processen uit te tekenen, concepten te ontwerpen en Informatiestromen en -opslag zo formeel mogelijk in kaart brengen.
En nu besluit Chris Congdon van Steelcase dat de informele circuits misschien nog belangrijker zijn. Roddelen, in het Engels klinkt het wat genuanceerder : water-cooler conversations, blijkt bedrijven enorm vooruit te helpen.
“The way news travels at work – both formally and informally – is fascinating to watch,” said Chris Congdon, manager of corporate marketing for Steelcase. “Every workplace has the person or persons who know the scoop, at Steelcase we call those people hubs, and others that have the ability to grant access to people or information in the office; these are gatekeepers. Knowing who these people are and how information flows within an organization grants great insight for management and can be leveraged for increased productivity through space planning.”
(bron : http://www.steelcase.com/na/steelcase_examines_water_cool_News.aspx?f=25782)
Ik wist dat roddelen, of houden we het op koffie-klets, in grote organisaties belangrijk is voor de sociale cohesie en de integratie van nieuwkomers, maar dat deze informele informatiecircuits ook hun meerwaarde hebben voor de formele informatiedoorstroming in grote organisaties is voor mij nieuw.
Toch sluit dit aan bij bepaalde managementprincipes, zoals het concept van "skip levels", waarbij het topmanagement op gezette tijden op lagere echelons even zijn opwachting maakt om misverstanden te voorkomen die zouden ontstaan door een te lange communicatieketen. Herinner je het spelletje uit je kindertijd : een zin doorfluisteren in een kring kinderen en dan lachen met het uiteindelijke resultaat.
Ook het principe van de "onmiddellijke communicatie" sluit hier bij aan. Ongenoegen en verwarring is in organisaties vaak een gevolg van de late formele communicatie van de directie. Het nieuws heeft dan al vaak in gekleurde vorm de werknemers bereikt via de "water-cooler conversations" (toch een mooi woord ;-) ).
Deze informele informatiestromen integreren in het informatiemanagement (maar hoe begin je er aan, iemand een suggestie ?) van een organisatie lijkt me dan ook nuttig omdat het inzicht biedt hoe informatie doorstroomt en de verspreiders van die informatie zijn ideaal om feedback te leveren.
Een ander verhaal wordt het natuurlijk wanneer deze roddels een virtueel leven beginnen te leiden. Denk maar aan persoonlijke blogs van werknemers en interne communities. Dit zorgt er voor dat het enerzijds controleerbaarder (en sanctioneerbaarder) wordt, maar dat ook de kans op externe lekken vergroot. Een interne community, afgesloten van de buitenwereld, waar werknemers desgewenst ook anoniem commentaar kunnen geven, is misschien een deel van de oplossing.
Maar of het plezierig is om een nieuwe discussie op het forum te zien verschijnen met als titel : "DE DIRECTEUR IS EEN ZAK !" ...,
