Indexeren van archieven

In onze gemeente zijn enkele vrijwilligers uit de heemkundige kringen onder leiding van een historicus, het gemeentearchief onder handen aan het nemen . Het gemeentearchief heeft tot op heden weinig organisatie gekend, maar overkoepelt wel een lange geschiedenis. Omdat men er niet uit was hoe men de classificatie en indexering zouden aanpakken, vroeg de werkgroep wat advies voor de aanpak ervan.

Als voorlopige oplossing wordt alles ingevoerd in MS-Access, maar zo'n database heeft de neiging bij een grote hoeveelheid records met variabele velden log en traag te worden. Daarenboven is dit Microsoftproduct geen open standaard, wat latere conversie en toegankelijkheid kan bemoeilijken. Toch wel een vereiste voor een archief. Een (My)SQL-databank is dat wel.

Enkele voorbeelden van gratis software die voor indexering zou kunnen gebruikt worden :

• ISIS : software dat reeds verschillende jaren verdeeld wordt door de UNESCO voor allerlei bibliotheek- en archieftoepassingen. Performante software, die zijn sporen in de Derde Wereld verdiend heeft. Gratis, maar niet open-source


• Koha : de eerste opensource bibliotheeksoftware, die een ruime bekendheid geniet

De VVBAD-bundelt op haar site enkele overzichten van bibliotheek- en archiefsoftware en ook enkele interessante links over digitalisering en automatisering van archieven. Op 25 april organiseert de VVBAD trouwens een studiedag met als titel "Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven?"

Als het over digitaal archiveren gaat mogen we natuurlijk de website van het expertisecentrum DAVID, dat gevestigd is in het Antwerps stadsarchief (Felix) niet onvermeld laten.

Over de organisatie van een gemeentearchief vindt men trouwens ook veel interessante links terug op de website van de VVBAD. Vooral het artikel (pdf-versie) van Joris Vanderborght, archivaris van Sint-Pieters-Leeuw, over de NDC-classificatie is lezenswaardig.

Collecties evalueren

Momenteel ben ik voor de provincie Vlaams-Brabant druk in de weer met een opleidingstraject rond collectiemanagement. Maandag hadden we het over collectieontwikkelingsplannen. Vrijdag zullen we het voornamelijk hebben over het evalueren van collecties. Je collectie (laten) onderzoeken kan vanuit twee oogpunten : via kwalitatief onderzoek door gebruikers en experten te ondervragen (zoals de conspectus-methode, critical incidence onderzoek, ...). Maar je kunt ook kiezen voor een kwantitatieve aanpak (cijfertjes !). Dan ga je aan de slag met materiaal uit je eigen systeem of uit andere systemen (benchmarken). In de afgelopen halve eeuw zijn tal van methodieken ontwikkeld en die hebben geleid tot afgeleide producten zoals C-Opt en RCB. Er ontstonden ook geïntegreerde modellen, die een kwalitatieve en kwantitatieve input combineren, zoals het PMC-model van bureau Leemans. Deze instrumenten worden reeds in tal van bibliotheken gebruikt.

Wij gaan ons vrijdag concentreren op de "oer-modellen", die uitgaan van statistisch onderzoek naar de circulatie van de collectie. De bekendste modellen zijn de use-factor, z-score, Gütersloh, Münster, McClellan en Doucet-Larbre. Informatie over deze modellen is vooral anderstalig (Duits, Engels en Frans). Sabina Lauro, momenteel biblithecaris in Jette, bundelde enkele jaren geleden de genoemde modellen in haar eindwerk : "Boeken in cijfers : toepassing van kwantitatieve methoden voor de collectievorming in een openbare bibliotheek" (Bibliotheekschool Gent). Daarvan heb ik dankbaar gebruik gemaakt.

Om deze modellen wat makkelijker uit te proberen, heb ik ze in een rekenblad gestopt. Het is nog een draft-versie, maar het zou reeds perfect moeten werken. Je kunt het rekenblad (opgelet : ODS-formaat, Open Office) met de kant en klare formules downloaden via deze link.

Er wordt (nog) geen handleiding bijgevoegd, maar doe-het-zelvers zullen hun weg wellicht wel vinden. Toch enkele aandachtspunten :

• De eerste kolom is steeds de onderverdeling van de rubrieken


• In het gele vakje (onderaan) wordt het aantal materialen gevraagd waarvoor er budget is, dit kan berekend worden door het vooropgestelde budget te delen met een een gemiddelde boekenprijs


• Het rekenblad is (deels) beveiligd, maar je hebt geen paswoord nodig om aan de formules te raken


• Om eventuele foutmeldingen te vermijden : de overbodige rijen invullen (eventueel met een 0) of wissen

Op dit werk is een Creative Commons Licentie van toepassing.