Een visie op collectiemanagement in openbare bibliotheken

Bibnet en de provincies zetten de laatste jaren sterk in op een professionele omkadering van het collectiemanagement. Initiatieven als Integraal CollectieBeheer (ICB) van Bureau Leemans in de provincies Antwerpen en Oost-Vlaanderen beantwoorden aan deze trend.

Zelf ben ik op dit moment bezig met een opleiding collectieontwikkeling voor de Bibliotheekschool van Gent en een praktische opleiding "collectieplannen" voor de provincie Oost-Vlaanderen.

Opvallend is dat het werken met collectiedoelen en -profielen en marktgegevens minder problemen biedt dan verwacht. In de openbare bibliotheken is efficiëntie geen loze term. Even opvallend is evenwel dat het uitschrijven van een visie op collecties minder evident is.

De visie op collecties en collectiemanagement zou je kunnen omschrijven als de grijze, maar noodzakelijke, zone tussen de missie van de bibliotheek en de collectiedoelen.

Grijs omdat het conceptioneel is en dus wat vaag, het mag ook niet concreet zijn omdat een visie per definitie tijdloos is. De visie moet breed genoeg is om in te spelen alle mogelijke opportuniteiten en evoluties, maar moet wel wortelen in de realiteit van organisatie. (Strategie en organisatie van publieke organisaties /Sebastian Desmidt, Aimé Heene). Dus woorden als "dvd", "i-pod" of "e-book" kunnen dus niet gebruikt worden in een visie omdat ze een beperkte houdbaarheid in zich dragen.

Noodzakelijk omdat dit de link is tussen de mandaten en de missie van een bibliotheek en de concrete collectiedoelen.
Terwijl dat de missie zeer kort zal situeren WAT je gaat doen en WAAROM, gaat de visie in op de HOE-vraag. De visie moet trouwens duidelijk omschreven zijn voor men bijvoorbeeld instapt in samenwerkingsverbanden en collectiemanagementsprojecten.

Maar hoe pak je dit nu praktisch aan ?

Visie kun je associëren met visionair, daarom is het een goed idee om als eerste stap een "toekomstvisie" uit te schrijven : hoe zal je ideale collectie er uit zien binnen pakweg 50 jaar. Hoe zullen die collecties er dan uitzien ?
Beschrijf de elementen die tot succes zullen leiden : waarom zullen bibliotheekcollecties nog belangrijk zijn in de toekomst ?

Beschrijf ook de drijfveren voor het collectiemanagement. Enkele klassieke uitgangspunten hebben we hieronder opgelijst :

• Pluriformiteit
• Actualiteit
• Evenwicht
• Betrouwbaarheid
• Klantgerichtheid
• Verscheidenheid

Wat vaak vergeten wordt is dat de ideale situatie ook begrenzingen kent. Beschrijf daarvoor ook de grenzen en mogelijke uitdagingen aan de collectievorming. Enkele aandachtspunten :

• Juridische grenzen
• Ethische en maatschappelijke grenzen
• Moeilijkheidsgraad
• Taal
• Afstemming andere bibliotheken
• Intrinsieke kwaliteit

Een collectieplan voor openbare bibliotheken in Oost-Vlaanderen

View more presentations from Jan Van Hee.

Als e-mail niet was uitgevonden...

Geen enkele ICT-toepassing heeft onze manier van werken zo beïnvloed als e-mail. Maar e-mail is zo allesoverheersend geworden dat we zelfs een 'e-mailloze dag' nodig hebben om op adem te komen :-)

Als experiment heeft Google de manier van elektronisch communiceren helemaal herdacht. Onder het motto 'wat als e-mail nooit was uitgevonden, hoe zouden we dan nu communiceren?' bedachten ze Google Wave.

Google Wave ademt Web2.0: blog, chat, wiki, realtime informatie, documenten delen ... Geen toevloed van e-mails die de wereld rondgaan, waarop gereplyed wordt, die geforward worden, waarin bijlagen rondgestuurd worden, ... meer. Met Google Wave worden berichten op een centrale server geplaatst en kunnen mensen participeren aan een Wave.

Google Wave heeft in theorie alle ingrediënten om de nieuwe manier van communiceren te worden en van e-mail een relikwie uit de vorige eeuw te maken. Maar of dat in de praktijk zo zal zijn valt nog even af te wachten. Een mens is nu eenmaal een gewoontedier, nietwaar.

En toch. Google Wave is toch wel een intrigerende toepassing. Google Wave is nog steeds in test en kan enkel op uitnodiging (iemand nog eentje nodig? ik heb er nog een paar) uitgetest worden.

Is Google Wave nieuw voor u? Neem dan zeker even de tijd om onderstaande video's te bekijken.





En wat denkt u nu? Zal Google Wave e-mail vervangen?

Over toiletten en andere wetenswaardigheden

Mijn collega Jo Cooymans onderzocht meer dan 1000 vragen die tientallen Antwerpse bibliotheken logden, naar aanleiding van onze cursus informatiebemiddeling en dat levert enkele opmerkelijke resultaten op. Zijn bevindingen :

De grote meerderheid van de vragen (56,7%) gaat over de werking van de bibliotheek. Klanten stellen zich blijkbaar (nog steeds) verschrikkelijk veel vragen over de openinguren, de plaatsing van de collecties, het reglement en de toepassing ervan… Dit is toch wel interessante informatie waarmee we als bibliotheek aan de slag moeten. Er zijn heel wat middelen om ervoor te zorgen dat de klant de openingsuren en sluitingsdagen kent. Of weet wat de tarieven zijn, hoe het met de reserveringen, verlengingen en boetes zit enz. Deze vragen via een uitgekiende en overvloedige communicatie voor zijn, zal een goeie indruk maken op ons cliënteel en tijd vrijmaken voor het betere werk.

Uiteraard zou het stroomlijnen en vereenvoudigen van de werking van de bibliotheken niet zonder effect zijn. Al was het maar voor de promotie en marketing en hun onderlinge afstemming.
Een tweede erg grote groep vragen (26,5%) kan met een grondige consultatie van de catalogus opgelost worden. Maar bibklanten kunnen of doen dat blijkbaar niet (voldoende) zelf. Daar is dus ook nog werk aan de winkel. Om klanten uit te leggen hoe ze dingen opzoeken, hen helpen bij hun zoekacties en waarom niet de catalogi toegankelijker maken. Misschien kunnen we alvast beginnen met ervoor zorgen dat elke bibliotheekmedewerker zelf de finesses van de eigen catalogus door en door kent en kan gebruiken. Wat je zelf duidelijk beheerst, overbrengen is een grote troef bij service en bij klantenbinding.

16,8% zijn ‘echte’ informatievragen. Hierbij wil de klant meer weten over…, wil hij iets (bij)leren, of wil hij ‘gewoon’ een goed boek, cd, dvd…. Een goeie communicatie kan de vraag uitklaren, de context duidelijk maken….en uiteindelijk tot een bevredigend antwoord leiden. Maar dan moet de bibliotheekmedewerker hierop wel ingesteld en hiervoor opgeleid en vrijgesteld zijn. Hij moet de tijd krijgen en (helpen) zoeken tot zijn ‘prioriteit’ maken. 2,4% van de informatievragen zijn gericht op activiteiten die de klant wil bijwonen. Of contacten met personen, diensten en organisaties die hij/zij wil leggen. Ook vragen naar opleidingen en cursussen scoren goed.

De meest gestelde vraag in de Antwerpse bibliotheken is: “Waar is het toilet, aub?”. Met de varianten: “Hebt u een toilet” en “Is er een toilet aub?”. Het toont aan dat de signalisatie nog vaak ontoereikend is, en dat daar nog werk aan de winkel is om klanten letterlijk de weg te wijzen.

Nu nagenoeg alle Antwerpse bibliotheekbaliemedewerkers de basisopleiding van de cursus "informatiebemiddeling" achter de rug hebben, moeten we ons ontfermen over de implementatie. Daarom gaan we binnenkort ter plekke nagaan hoe we interessante trucs, tips, hulpmiddelen, technieken, procedures… in de praktijk kunnen brengen. Dat doen we best geleidelijk aan, doordacht en consequent. En we betrekken er best alle (balie)medewerkers bij.

In 2010 willen we ook op het electronisch leerplatform Vrieselhof Dokeos kleine vervolgstukjes plaatsen waarin de baliemedewerkers hun kennis van bronnen en zoekmethoden kunnen opfrissen en updaten.

Jo Cooymans