Over faxen en informatieprocessen

Enkele weken geleden verscheen in de pers een case, die consultants in informatiemanagement, zoals wij, doen watertanden. Eerst dacht ik aan een late aprilgrap, maar het blijkt een feit :
Personeel van Justitie moet blijkbaar gefaxte verslagen van de politiediensten overtypen omdat de verslagen doorsturen via datatransmissie (mail, ftp, upload, extranet, ...) als onveilig aanzien wordt. In het artikel staat ook als argumentatie dat er in tijden van besparingen geen budget voor een beveiligde oplossing kan vrij gemaakt worden.

Ik stel me dan het volgende voor : een verslag wordt uitgetypt, geprint, gefaxt, opnieuw uitgetypt, opnieuw geprint, ...

Deze absurde situatie staat volledig haaks op een performante informatiehuishouding en een efficiënte rechtspleging. Dit is een typisch voorbeeld van een organisatie die vertrekt vanuit een visie op (verouderde) technologie en niet vanuit de gewenste efficiëntie en effectiviteit van de informatiehuishouding.Vragen die opkomen :

Efficiëntie :

• Hoeveel tijd gaat hier mee verloren ?
• Waarom gebruikt men als "tussenoplossing" geen OCR ?

Economie :

• Hoeveel manuren worden hiervoor betaald ? Een fractie van dit budget lijkt me meer dan voldoende om een beveiligd systeem te bekostigen.
  

Effectiviteit :

• Is een fax wel zoveel veiliger dan beveiligde datatransmissie ?
  
• Gebeuren er geen fouten bij het overtypen ?

Conclusies en advies :
Hier is duidelijk geen probleem met technologie en competenties, wel met de opgelegde processen. Het management van beide FOD's (Jusitie en Binnenlandse Zaken) moeten samen afspreken wat ze willen bereiken, niet in termen van systemen en technologie, maar wel in termen van informatieprocessen :

• wat : een correct verslag doorsturen
• hoe : snel en veilig

Hieruit zal blijken dat de gewenste systemen best betaalbaar zijn. Indien men vertrekt vanuit een "gewenst systeem" zal men opnieuw eindigen met een miljoenenproject, dat jaren zal aanslepen en niet tot een bevredigend resultaat zal leiden.

Zelf zie ik de toekomst van politieverslaggeving als volgt : een multimedia-verslag door de politieagent ter plaatse gemaakt via een tablet en onmiddellijk via een beveiligde dataverbinding overgemaakt aan Jusitie.

Studiedag informatiemanagement van 19 december was een voltreffer

Op 19 december 2011 ging in het Pand te Gent voor de eerste keer de studiedag
‘Stel orde op zaken in uw (informatie)huishouding’ door in een samenwerking tussen uitgeverij Politeia en Maarifa.
Terzelfder tijd werd ook het "handboek informatiemanagement" voorgesteld.

De studiedag werd inhoudelijk een voltreffer. In de voormiddag introduceerde dagvoorzitter Denis De Bruyne 3 plenaire lezingen. De key-note werd door prof. dr. Toon Abcouwer van de universiteit van Amsterdam gegeven, ondermeer de mede-auteur van het schitterende boek "Informatiemanagement en -beleid". Hij ging ondermeer in op de onmogelijkheid van business IT alignment. In het licht van de dynamische ontwikkelingen van moderne organisaties is het haast onmogelijk om de IT-diensten voldoende actueel te houden. Of toch ? In elk geval maakt dat traditionele benaderingen rond Business IT alignment maar beperkt houdbaar zijn in deze moderne contexten. Door een bepaalde benadering van organisatiedynamiek te hanteren kan wel een realistisch beeld geschetst worden over strategisch informatiemanagement.

Het werd een bevlogen én gedurfde lezing over organisatie- en informatiecultuur.
(presentatie nog niet beschikbaar)

Daarna stelde ikzelf een handzaam businessmodel voor om de organisatiewijde informatiehuishouding te analyseren, te structureren en te sturen : het Maarifa informatiemodel.

Tenslotte was het aan dr. Koen Millis om de voormiddag af te sluiten met een uitvoerig overzicht van succesfactoren bij de implementatie van informatiesystemen. Onderbouwd door onderzoek en ervaring.
(presentatie nog niet beschikbaar)

De namiddag bestond uit 2 workshoplijnen. Een eerste behandelde de externe informatievoorziening en een tweede over interne informatieprocessen.

In de eerste workshop brak mijn collega Alexander Stierman een lans voor een goed doordachte architectuur van een website. Daarna stelde Marc Alen de Joomla-sites van de lokale politie voor (presentatie). Dit is een echte best- practice voor veel lokale besturen.

In de tweede workshop beklemtoonde Hans Heghe (ICMS) het belang van geoptimaliseerde informatieprocessen. Daarna behandelde Marijke Verhavert de informatieprocessen bij de Vlaamse overheid. Dit deden ze beiden met veel enthousiasme en sarcasme. One-liners waren toen niet uit de lucht : "informatieproblemen komen alleen in de privé voor", "papieren documenten onderteken ik gewoonweg niet", ...

Kortom een hele boterham in één studiedag. Voor wie er niet bij was (uiteraard ook voor wie er wel bij was), is er nu nog het handboek ...

Google Apps palmt MS Office in

Als je een Google Apps Business account hebt, kan je nu ook je Microsoft Office Documenten met anderen delen in Google Docs.

Met de plugin Google Cloud Connect for Microsoft Office sla je de Office-bestanden op in de Google Cloud. Je blijft dan werken met Microsoft maar deelt met Google.

- Je kan een vaste URL doorgeven aan anderen om het document te delen.
- Versies worden bijgehouden.
- Bestanden gesynchroniseerd.

Slimme zet van Google. Nu sta je niet meer voor de keuze Google Docs of MS Office. Bij een te grote weerstand binnen de organisatie om het vertrouwde Office-pakket te verlaten, kan je toch met Google Apps aan de slag.

Nu nog de plugin voor OpenOffice...