De redenen voor strategische informatiemanagement (2) : innovatie

Informatie is onlosmakelijk verbonden met de levensnoodzakelijke innovatie van elke organisatie, het invoeren van nieuwe ideeën, goederen, diensten en processen.

Stephen P. Robbins en Mary Coulter [Management / Robbins, Stephen P. en Coulter, Mary. – Pearson Education Benelux, 2003. ] beschreven vier clusters van variabelen die de invloed op de innovatie van een organisatie beïnvloeden. Innovatie kunnen we beschrijven als het vermogen om producten, processen of structuren te ontwikkelen of te vernieuwen. Innovatie is een vereiste tot het voortbestaan en groei van elke organisatie. Typisch is dat de informatiehuishouding zich situeert op de vier variabelen. Dit tonen we aan op onderstaand schema :

Te vaak wordt informatie enkel belicht vanuit de systeemvariabele (technologie), terwijl andere variabelen minstens even belangrijk zijn : zo is de structuur belangrijk voor de informatiedoorstroom en zal de cultuur ingaan op het aspect van het kennisdelen. Op vlak van competenties zijn het natuurlijk de kennis en de vaardigheden om met informatie om te gaan die in het oog springen.

De redenen voor strategische informatiemanagement (1) : onzekerheidsreductie

Informatie zorgt er voor dat personen en organisaties gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Voor elke strategische of operationele beslissing of voor het sturen van elk proces heeft men informatie nodig. Dit kan gebeuren op strategisch niveau, maar is evengoed noodzakelijk op het niveau van de werkprocessen. Zo zal een manager bij voorkeur de situatie analyseren in plaats van een blinde gok te wagen bij een investering of zal een werknemer niet goed kunnen functioneren wanneer die steeds nieuwe richtlijnen moet vragen bij zijn dagdagelijkse werkzaamheden.

Maar soms kan dit ook zorgen voor een een dilemma : wanneer beschikt een manager over voldoende informatie om een beslissing te nemen ? Bijvoorbeeld : moet een strategische beslissing uitgesteld worden omdat de informatie onvolledig is, maar dan wel met het risico dat een concurrentievoordeel wordt kwijtgespeeld?

De onzekerheidsreductie wordt vooral geconcretiseerd in de context van beslissingssituaties, waarbij informatie het nemen van een besluit moet vergemakkelijken.
Toch zien we in het bedrijfsleven en bij de overheid dat algemeen ondersteunende informatiediensten worden ingekrompen of beëindigd omdat men erop vertrouwt dat iedereen alles nu zelf kan vinden met de huidige informatiesystemen. Dit noemen we "disintermediation" : de verantwoordelijkheid voor het verzamelen van informatie wordt verlegd naar de medewerkers zelf. Er wordt massaal geïnvesteerd in “datawarehousing”, maar de klassieke diensten verdwijnen. Zeldzaam worden de organisaties die nog een bibliotheek, documentatiedienst of archief hebben. Managers kennen de bronnen van hun informatie niet en hebben er vaak ook geen interesse voor voor.

Een grondige aanpak van de informatiehuishouding is echter een voorwaarde tot behoorlijk bestuur. Dit wordt ondermeer aangehaald in de basisprincipes van het “Beter Bestuurlijk Beleid” van de Vlaamse overheid. Als we de principes van “good governance” of deugdelijk bestuur uitwerken, merken we dat o.a. accountabilitiy en het zorgvuldigheidsbeginsel niet zonder een gedegen informatiehuishouding kunnen.