Google Apps tip: transponeren van cellen in Google Spreadsheet

In MS Excel is het eenvoudig om een rij cellen te transponeren naar een kolom of omgekeerd: plakken speciaal > transponeren. In een spreadsheet van Google Apps is dit minder evident. Maar het kan. Hiervoor gebruik je de formule =TRANSPOSE(A1:E8). Daarna moet je wel nog je nieuwe rij of kolom kopiëren en plakken als 'waarden' want anders kan je de oude rij of kolom niet meer verwijderen...

gevonden op gappstips.com

Studiedag : Open Data en de Cloud : een revolutie in de informatiehuishouding van de overheid

Open data en cloud zijn twee concepten die de komende maanden/jaren het beheer van informatie en informatiesystemen sterk zullen beïnvloeden. Verschillende overheidsdiensten zetten nu al sterk in op deze nieuwe data-concepten. Overheden moeten met deze nieuwe technologie voorzichtig en doordacht te werk gaan. U kan dus maar beter goed geïnformeerd aan de slag gaan.
Flexibiliteit, kostenefficiëntie, efficiëntieverhoging, betere bescherming van de data… Het zijn maar een aantal voordelen van het werken met de cloud. Open data zorgt dan weer voor een grotere transparantie, waardoor het grote publiek eenvoudiger gegevens kan raadplegen. Voordelen die bijdragen tot het verbeteren van de dienstverlening van uw organisatie. De cloud en open data zorgen dus voor een verhoging van de efficiëntie en een verlaging van de kosten. Waarom nog langer wachten?
Maar wat zijn de nadelen en gevaren van deze nieuwe toepassingen? Hoe zit het met de dataveiligheid, de privacy en de kosten? Bij vele overheden blijft er argwaan bestaan in verband met de wetgeving en veiligheid. Overheidsdata zijn immers altijd gevoelige informatie. Op 22 februari zal u niet overdonderd worden door technologische snufjes, maar zal u wel concrete antwoorden krijgen over de (on)mogelijkheden en de voor- en nadelen van deze nieuwe technologie binnen de overheid.
Het volledig programma kan u consulteren op: www.politeia.be

Exclusief aanbod HANDBOEK INFORMATIEMANAGEMENT

Als deelnemer aan de studiedag kan u het handboek Informatie management aankopen aan het voordelig tarief van 29 euro (incl. BTW) ipv 49 euro. U ontvangt het handboek op de studiedag.

Praktische informatie

Datum:
vrijdag 22 februari van 9u30 tot 16u (onthaal vanaf 9u).
Locatie:
Het Pand (Onderbergen 1, 9000 Gent).
Prijs:
95 euro (incl. koffiepauze, broodjeslunch, afsluitende drink, deelnemersmap en excl. BTW).

Inschrijvingen

Inschrijven kan per mail (yvves.stevens@politeia.be), per fax (02 289 26 19) of via de website (www.politeia.be)
Uw inschrijving is definitief, u zal per post een factuur ontvangen. Annuleren van de inschrijving is niet mogelijk, er kan wel een vervanger worden aangewezen.

Over de nieuwe kleren van de keizer en het lelijke eendje : het Hans Christian Andersen-dilemma van de openbare bibliotheek

Op zondag 18 november gaf de openbare bibliotheek van Lebbeke het startsein van hun zelfuitleenmodule. Ter gelegenheid van de officiële opening hield ik volgende conference. 

Enquêtes, de één al wetenschappelijker dan het ander, hebben het de laatste decennia overvloedig aangetoond : de mensen zijn zeer tevreden over hun bibliotheek. De scores hebben dan ook vaak stalinistische proporties in positiviteit : de bibliotheek is de meest klantvriendelijke dienst in een gemeente, de gebruikers appreciëren het aanbod en het personeel, activiteiten worden sterk gewaardeerd, ...

En toch …
Dit zijn de nieuwe kleren van de keizer want ...

Uitleencijfers gaan achteruit, jongeren blijven weg uit de bibliotheek, muziekafdelingen zijn gekelderd, …

Er is meer aan de hand

De bibliotheek is teveel verworden tot een “nice-to-have”, ipv een “need-to-have”. Bibliotheken hebben moeite om hun maatschappelijk nut aan te tonen.

Ooit was het anders :
lokale bibliotheken, ooit in het leven geroepen om mensen te indoctrineren in de eigen zuil, kregen een averechtse werking als oorden van rebellie en ontvoogding. Van emancipatie zou geen sprake geweest zijn zonder de kleine boekerijen die arbeiders, vrouwen en jongeren een blik op een andere wereld gaven.

Friedrich Engels en Karl Marx schreven hun Communistisch Manifest, omringd door de grote filosofen in boekvorm, in de bibliotheek. De bibliotheek bood zo de logistieke ondersteuning aan de grootste politieke omwenteling van de afgelopen eeuwen.

Tijdens de drooglegging in de Verenigde Staten van de jaren 20 en 30 had Ernest Gallo zich bekwaamd in het wijnmaken … in een openbare bibliotheek. Dank zij die plaatselijke bibliotheek kent de wereld nu de heerlijke Californische wijnen. De Amerikaanse puriteinen hadden alcohol gebannen, maar hadden het duivelse oord van zonde, de bibliotheek, over het hoofd gezien.

Voor de zytologen onder ons wil ik meegeven dat de lekkerste bieren uit onze contreien, bijv. de Karmeliet, gebrouwen zijn naar recepten die in bibliotheken van kloosters en abdijen gevonden werden.

Met deze voorbeelden tonen we aan dat bibliotheken aan de grondslag lagen van zeer diverse maatschappelijke, economische én technologische innovaties. Een bibliotheek was dus altijd veel meer dan een plaats van stille recreatie, het waren de verzamelplaatsen van geformaliseerde kennis.

In elk betoog wil ik minstens één maal de naam van Paul Otlet, vermelden, volgens mij de grootste Belg, maar schandelijk miskend. Hij was de grondlegger van de moderne bibliotheek- en informatiewetenschap. Hij beschreef in de jaren dertig van de vorige eeuw zijn idee over een toekomstige bibliotheek : mensen zouden telefoneren naar hun bibliotheek en de bibliotheek zou op hun vraag een boek open leggen voor een televisiecamera - toen een gloednieuwe uitvinding. Bibliotheekgebruikers zouden dan van thuis uit via een televisietoestel boeken kunnen raadplegen.

Dit klinkt nu zeer “vintage future”, maar dit was het eerste uitgeschreven concept van iets wat pas een halve eeuw later zou ontwikkelen : het internet. De bibliotheek lag dus mee aan de wieg van het internet.

Als we terugflitsen naar het heden moeten we echter vaststellen dat dat internet echter de grootste nemesis geworden is van de bibliotheek. Cd’s uitlenen is op sterven na dood, muziek beluisteren gebeurt nu met Spotify. Dvd’s zijn op hun retour dank zij de “rode knop”. En ook papieren boeken zullen geen eeuwig leven beschoren zijn. Op de internetboekhandel Amazon worden op dit moment meer e-books verkocht dan papieren boeken.

Volgens pessimisten is de rol van de openbare bibliotheek binnen 10 jaar uitgespeeld. Dan zal de klassieke rol van de bibliotheek overgenomen zijn door de Big Five : Google, Facebook, Amazon, Microsoft en Apple. Enkel nog rabiate bibliofielen zullen wild worden van de taciliteit en geur van een gebonden boek.

Deze dominante commerciële spelers hebben er voor gezorgd dat informatie, muziek en literatuur niet langer hun neerslag vinden in een fysiek product, zoals een boek of cd, maar als ééntjes en nulletjes zweven in de wolken (of de cloud).

Maar om hier uit de concluderen dat de rol van de bibliotheek uitgespeeld is, is wel zeer kort door de bocht.

De maatschappelijke return van een bibliotheek is immers niet de uitleen van boeken, dvd’s en cd’s. Dat zijn maar de kleren van de keizer. Een bibliotheek is een huis vol muziek en letteren, een huis van plezier en ontspanning, een huis voor kennis en educatie, een huis vol ontmoetingen en socialisatie. De drager hiervoor is van geen enkel belang.

Maar we moeten ook realistisch zijn : het zijn uitdagende tijden voor de lokale bibliotheek en ze zal zich moeten vervellen van het lelijke eendje tot een zwaan in deze informatiemaatschappij.

Bibliotheekmedewerkers moeten opnieuw experten en vertrouwenspersonen worden, die naar klanten kunnen luisteren, hen kunnen informeren en doorverwijzen en adviezen op maat kunnen formuleren. Ze moeten een coach worden voor de nieuwe media en nog meer een baken in deze complexe en hectische samenleving.

Er moet een radicale kentering komen in het bibliotheekwerk : backoffice-taken moeten gecentraliseerd worden en routinetaken moeten over gelaten worden aan de machines, zodat er tijd vrij gemaakt kan worden voor de individuele klant.

De grootste routinetaak in de bibliotheek is de uitleen. RFID is daarom een geschenk uit de hemel. Het zorgt er immers voor dat de uitleen door de lener zelf kan geregistreerd wordt en dat de collectie wordt beveiligd. Verkeerd geplaatste materialen kunnen makkelijk teruggevonden worden.

De zelfuitleen kan, hoe contradictorisch het ook klinkt, zorgen voor meer persoonlijk contact in de bibliotheken en meer high touch in deze tijden van high tech.

Formele IT-management-methodieken

(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)

Bij IT-projecten staat deze traditionele aanpak bekend als het watervalmodel: een
reeks taken wordt in lineaire volgorde afgewerkt. Deze aanpak werkt goed voor
kleine, goed gedefinieerde projecten, maar is niet haalbaar bij grotere en complexere
projecten.
Voor de aanpak van IT-projecten bestaan verschillende gestandaardiseerde methodieken waarvan de bekendste RUP (Rational Unified Process) en Prince2 zijn. Bij de RUP-methode werk je vooral incrementeel, met opleveringen per fase. Prince2 gaat meer over de beheersing van verschillende fases in een project en zegt minder over wat in een bepaalde fase opgeleverd moet worden.

RUP en incrementele projecten

Het Rational Unified Process (RUP) werd eind jaren ’90 uitgewerkt om software incrementeel te ontwikkelen. Het kost immers enorm veel tijd, energie en middelen om grote systemen in één beweging te bouwen. Het RUP zorgt ervoor dat het project opgesplitst raakt. De verwachtingen van de klant of eindgebruiker kunnen veranderen in de loop van het traject, bijvoorbeeld door technische beperkingen, veranderende eisen/wensen of een beter begrip van het daadwerkelijke probleem.

Incrementeel ontwikkelen stelt je in staat het project op te delen in een aantal deelproducten en deze afzonderlijk van elkaar op te leveren. Zo verminder je het risico dat het eindproduct niet is wat de klant wil en bovendien kan de klant nu per deelproduct zijn feedback geven. Dit kan je dan meenemen tijdens de ontwikkeling van het volgende deelproduct.

PRINCE2

Een andere bekende gestructureerde projectaanpak is PRINCE2. Deze methodiek biedt een duidelijk omschreven kader en beschrijft niet alleen de procedures van het eigenlijke project, maar ook wat je moet doen als het project niet verloopt zoals gepland.

PRINCE2 verdeelt het project in beheersbare fases en biedt een efficiënte controle van de middelen. Bovendien biedt het een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers aan het project. De verschillende managementrollen en verantwoordelijkheden bij een project betrokken zijn volledig beschreven.

Agile

Ook bij Agile wordt het project gezien als een reeks van relatief kleine taken, die ten gepaste tijde uitgevoerd worden, in plaats van als een geheel vooraf gepland proces.

Andere

PrisM (en Prisma) en Critical Chain projectmanagement (CCPM) bieden een gestructureerde methode voor projectmanagement.

Een kennisgids voor uw organisatie

(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)
 
Organisaties beschikken vaak over een organigram, een interne contactenlijst en/of ‘smoelenbank’, soms aangevuld met een korte bio, maar daarin staat geen verwijzing naar de specifieke kennis van die personen. Een kennisgids laat medewerkers binnen een organisatie toe om de kennis en de expertise die ze nodig hebben te lokaliseren. Het gebeurt immers vaak dat een organisatie zelf niet precies weet over welke kennis ze beschikt, waardoor kennis soms bij derden gehaald moet worden.


Uiteraard is de basis van een succesvol kennismanagement een coherente visie en een geslaagde mentaliteitsverandering (van ‘kennis is macht’ naar ‘kennis delen is macht’). Toch is het uitwerken van een kennisgids een eerste logische stap op weg naar een kennisgestuurde organisatie. Een kennisgids komt dus de algehele performantie van de organisatie ten goede.

Enkele specifieke voordelen van een kennisgids:

• Het is een logische eerste stap voor een bewuste kennishuishouding: de creatie van een centraal en voor de collega's openbaar bestand met alle medewerkers en hun expertise.
• Een kennisgids is een quick win: een relatief kleine inspanning die zorgt voor een snel en zichtbaar resultaat.
• Het is een eerste stap in de mentaliteitswijziging: wanneer de introductie van de kennisgids zorgvuldig wordt aangepakt, zal de weerstand bij de collega's eerder klein zijn en dat is een belangrijke stap om kennisdelen te promoten.
• Het kan het interne kennisgebruik verhogen.
• Het is een vorm van erkenning voor de inhoudelijke experts en medewerkers die hun kennis willen delen.
• Het inwerken van nieuwe medewerkers gaat sneller en vlotter. Ze weten immers zonder moeite de juiste persoon te vinden die hen kan ondersteunen.
• Netwerking binnen de organisatie wordt intensiever, collega's gaan elkaar sneller en makkelijker aanspreken en samen problemen oplossen.
• Het is een impuls voor de medewerkers om zelf kennis te ontwikkelen en te delen.
• Nieuwe kennisgebieden worden ontwikkeld.
• Medewerkers gaan bewuster om met hun expertise en er ontstaat een automatisme om die expertise en kennis te expliciteren.

De cloud bij de overheid

(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)

Wat cloud computing voor een efficiëntere overheid kan betekenen, heeft de federale overheid in de Verenigde staten reeds goed begrepen. Daar is de overheid massaal aan het overschakelen naar *aaS-diensten. Het primaire doel van deze overschakeling is om op grote schaal de operationele efficiëntie en effectiviteit van de overheid te verbeteren.

Om te voldoen aan steeds complexere behoeften van de burgers, moeten overheidsinstanties de uitrol van nieuwe diensten sneller gaan dan voorheen. Zoals dit nu reeds het geval is met online verrichtingen (e-gov) als de aanvraag van paspoorten en rijbewijzen, belastingsaangiftes, afschriften van documenten. Voor deze vorm van interactie is een hoge kwaliteit en een veilige omgeving nodig omdat diensten zoals politie, brandweer en andere hulpdiensten tot de meest bedrijfskritische diensten behoren. Daarom zorgt de cloud niet alleen voor besparingen en efficiëntie-verhoging, ook voor een betere bescherming van de IT-infrastructuur, de data en de applicaties door een goede risicobeheersing. Men zou kunnen stellen dat introductie van de overheidsdiensten in de cloud , de druk voor de algemene veiligheid in de cloud sterk verhoogd heeft.

De federale agentschappen zijn druk bezig hun diensten te virtualiseren in een private cloud van de meer dan 2.000 federale datacenters. De risicobeheersing gebeurt een gemeenschappelijk cloud security programma : de Federal Risk and Authorization ManagementProgram (FedRAMP). Bij grote rampen en andere crisissen is de cloud immers de beste bescherming tegen verlies van data.
De implementatie van de cloud in de staat Colorado wordt sinds 2008 als een good-practice beschouwd. Colorado koos voor een zogenaamde Virtual Private cloud , die het beste biedt uit twee werelden : afgesloten en geïsoleerde netwerken met de flexibele mogelijkheden van een pay-as-you-go model. VPC diensten bieden mogelijkheden voor het hosten van grote systemen, zoals ERP, het verbeteren van ramp recovery-mogelijkheden en het verstrekken van goedkope opslag en archivering. De keuze was ingegeven onder druk van nakende besparingen, maar zorgt tevens voor een grotere efficiëntie.


Toch weten we uit ervaring dat vooral overheden nog steeds een allergie hebben om hun gegevens “ergens” in de cloud te deponeren. In België is er wettelijk weinig specifieks uitgewerkt, maar uiteraard gelden hieromtrent dezelfde wettelijke verplichtingen als voor plaatselijke servers.
De regelgeving over het gebruik van intern of extern gehoste servers is wettelijk niet expliciet geregeld. Het centrale artikel terzake is ons inziens artikel 6 uit “Decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer” van 18.07.2008.

ART. 6.
§ 1. De instanties zijn in ieder geval verplicht :
1° persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de Privacy wet;
2° bij iedere nieuwe toepassing van het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer vooraf adequate technische en organisatorische maatregelen in te bouwen voor de naleving van de Privacy wet;
3° op elk moment te waken over de kwaliteit en de veiligheid van gegevens en alle maatregelen te treffen om een perfecte bewaring van persoonsgegevens te garanderen;
4° de toezichtcommissie te ondersteunen bij de vervulling van haar opdrachten;
5° de toezichtcommissie informatie te verstrekken en inzage in alle dossiers en informatieverwerkende systemen te verschaffen telkens als ze daarom vraagt.

Er wordt dus niet expliciet vermeld dat gemeenten hun servers intern moeten huisvesten, integendeel de eisen naar beveiliging, authenticatie en Privacy liggen zo hoog dat een kleine gemeente dit niet op eigen kracht kan en beter de kaart trekt om dit buitenshuis te laten doen.

Verschillende Vlaamse gemeenten hebben intussen wel gekozen voor het zogenaamde externe SaaS -model en het concept van cloud computing. Sinds mei 2011 is het gemeentebestuur van Houthalen-Helchteren operationeel met een oplossing Google Apps for Business Suite. Daarmee was het de gemeente een van de eerste openbare besturen in Vlaanderen die bewust koos voor de cloud . Hiermee kunnen alle medewerkers vanaf elke plek en eender wanneer zijn mail of kalender raadplegen, zowel via pc, laptop en smartphone. Dit project leverde bovendien een ernstige kostenbesparing op en een service-surplus dat de basisvereisten uit het lastenboek overtrof. Dit was trouwens een eerste stap uit het Strategisch Informatieplan van de gemeente dat gebaseerd is op vier assen: Informatie, Intelligentie, Integratie en Innovatie. Later zouden Zedelgem en andere gemeenten volgen.

Google biedt sinds enige jaren een aangepaste oplossing vooroverheden. Speciaal voor de overheid kregen Gmail en Google Calendar een aangepaste beveiliging en een specifiek Amerikaans beveiligingscertificaat.

Toch is het voor niet voor alle Europese landen een uitgemaakte zaak om in te stappen in Google-apps. Zo is overheidsgebruik van Google-apps in Noorwegen in strijd wet de wet. De Noorse Privacy -commissie is immers van oordeel dat de overheidsorganisaties, die hun data op Google bewaren, in overtreding zijn met de Privacy -wetgeving.

Intussen kiezen Belgische overheden duidelijk voor diverse cloud oplossingen. Zo wenst de Vlaamse Overheid het open source (en oorspronkelijke Vlaamse) cms Drupal te kunnen aanbieden als een SaaS voor al haar diensten, 'Drupal-as-a-service' dus. Daarvoor heeft ze in mei 2012 een aanbesteding uitgeschreven. Dit zou de Vlaamse overheid een grote efficiëntieverhoging tewerkstelligen en ruim 600 000 euro per jaar laten besparen. Momenteel werken de websites van de Vlaamse overheid met een 30-tal systemen en worden op 20 diverse plaatsen gehost.

Dit is echter niet zo nieuw. De lokale politiediensten werken reeds verschillende jaren met een Joomla-website die gehost wordt in een private-cloud .

Over faxen en informatieprocessen

Enkele weken geleden verscheen in de pers een case, die consultants in informatiemanagement, zoals wij, doen watertanden. Eerst dacht ik aan een late aprilgrap, maar het blijkt een feit :
Personeel van Justitie moet blijkbaar gefaxte verslagen van de politiediensten overtypen omdat de verslagen doorsturen via datatransmissie (mail, ftp, upload, extranet, ...) als onveilig aanzien wordt. In het artikel staat ook als argumentatie dat er in tijden van besparingen geen budget voor een beveiligde oplossing kan vrij gemaakt worden.

Ik stel me dan het volgende voor : een verslag wordt uitgetypt, geprint, gefaxt, opnieuw uitgetypt, opnieuw geprint, ...

Deze absurde situatie staat volledig haaks op een performante informatiehuishouding en een efficiënte rechtspleging. Dit is een typisch voorbeeld van een organisatie die vertrekt vanuit een visie op (verouderde) technologie en niet vanuit de gewenste efficiëntie en effectiviteit van de informatiehuishouding.Vragen die opkomen :

Efficiëntie :

• Hoeveel tijd gaat hier mee verloren ?
• Waarom gebruikt men als "tussenoplossing" geen OCR ?

Economie :

• Hoeveel manuren worden hiervoor betaald ? Een fractie van dit budget lijkt me meer dan voldoende om een beveiligd systeem te bekostigen.
  

Effectiviteit :

• Is een fax wel zoveel veiliger dan beveiligde datatransmissie ?
  
• Gebeuren er geen fouten bij het overtypen ?

Conclusies en advies :
Hier is duidelijk geen probleem met technologie en competenties, wel met de opgelegde processen. Het management van beide FOD's (Jusitie en Binnenlandse Zaken) moeten samen afspreken wat ze willen bereiken, niet in termen van systemen en technologie, maar wel in termen van informatieprocessen :

• wat : een correct verslag doorsturen
• hoe : snel en veilig

Hieruit zal blijken dat de gewenste systemen best betaalbaar zijn. Indien men vertrekt vanuit een "gewenst systeem" zal men opnieuw eindigen met een miljoenenproject, dat jaren zal aanslepen en niet tot een bevredigend resultaat zal leiden.

Zelf zie ik de toekomst van politieverslaggeving als volgt : een multimedia-verslag door de politieagent ter plaatse gemaakt via een tablet en onmiddellijk via een beveiligde dataverbinding overgemaakt aan Jusitie.

Studiedag informatiemanagement van 19 december was een voltreffer

Op 19 december 2011 ging in het Pand te Gent voor de eerste keer de studiedag
‘Stel orde op zaken in uw (informatie)huishouding’ door in een samenwerking tussen uitgeverij Politeia en Maarifa.
Terzelfder tijd werd ook het "handboek informatiemanagement" voorgesteld.

De studiedag werd inhoudelijk een voltreffer. In de voormiddag introduceerde dagvoorzitter Denis De Bruyne 3 plenaire lezingen. De key-note werd door prof. dr. Toon Abcouwer van de universiteit van Amsterdam gegeven, ondermeer de mede-auteur van het schitterende boek "Informatiemanagement en -beleid". Hij ging ondermeer in op de onmogelijkheid van business IT alignment. In het licht van de dynamische ontwikkelingen van moderne organisaties is het haast onmogelijk om de IT-diensten voldoende actueel te houden. Of toch ? In elk geval maakt dat traditionele benaderingen rond Business IT alignment maar beperkt houdbaar zijn in deze moderne contexten. Door een bepaalde benadering van organisatiedynamiek te hanteren kan wel een realistisch beeld geschetst worden over strategisch informatiemanagement.

Het werd een bevlogen én gedurfde lezing over organisatie- en informatiecultuur.
(presentatie nog niet beschikbaar)

Daarna stelde ikzelf een handzaam businessmodel voor om de organisatiewijde informatiehuishouding te analyseren, te structureren en te sturen : het Maarifa informatiemodel.

Tenslotte was het aan dr. Koen Millis om de voormiddag af te sluiten met een uitvoerig overzicht van succesfactoren bij de implementatie van informatiesystemen. Onderbouwd door onderzoek en ervaring.
(presentatie nog niet beschikbaar)

De namiddag bestond uit 2 workshoplijnen. Een eerste behandelde de externe informatievoorziening en een tweede over interne informatieprocessen.

In de eerste workshop brak mijn collega Alexander Stierman een lans voor een goed doordachte architectuur van een website. Daarna stelde Marc Alen de Joomla-sites van de lokale politie voor (presentatie). Dit is een echte best- practice voor veel lokale besturen.

In de tweede workshop beklemtoonde Hans Heghe (ICMS) het belang van geoptimaliseerde informatieprocessen. Daarna behandelde Marijke Verhavert de informatieprocessen bij de Vlaamse overheid. Dit deden ze beiden met veel enthousiasme en sarcasme. One-liners waren toen niet uit de lucht : "informatieproblemen komen alleen in de privé voor", "papieren documenten onderteken ik gewoonweg niet", ...

Kortom een hele boterham in één studiedag. Voor wie er niet bij was (uiteraard ook voor wie er wel bij was), is er nu nog het handboek ...

Google Apps palmt MS Office in

Als je een Google Apps Business account hebt, kan je nu ook je Microsoft Office Documenten met anderen delen in Google Docs.

Met de plugin Google Cloud Connect for Microsoft Office sla je de Office-bestanden op in de Google Cloud. Je blijft dan werken met Microsoft maar deelt met Google.

- Je kan een vaste URL doorgeven aan anderen om het document te delen.
- Versies worden bijgehouden.
- Bestanden gesynchroniseerd.

Slimme zet van Google. Nu sta je niet meer voor de keuze Google Docs of MS Office. Bij een te grote weerstand binnen de organisatie om het vertrouwde Office-pakket te verlaten, kan je toch met Google Apps aan de slag.

Nu nog de plugin voor OpenOffice...

Public Libraries and social justice

Voor Meta, het tijdschrift van de VVBAD, las ik het boek Public Libraries and Social Justice van John Pateman and John Vincent en was onder de indruk.

Of we het nu graag horen of niet, aan openbare bibliotheken is een elitair randje blijven hangen. In België (en vooral Vlaanderen) werd de openbare bibliotheek anderhalve eeuw geleden één van de instrumenten om mensen aan een ideologische zuil te binden en hen te indoctrineren in de betreffende moraal, de zogenaamde volksverheffing. In Groot-Brittannië creëerde de middenklasse in die periode de openbare bibliotheek voor eigen gebruik. Een kleine groep van auto-didactische arbeiders kon dank zij de bibliotheek opklimmen op de sociale ladder. Minder succesvol was echter de aanpak van de behoeften van degenen die in de marge van de samenleving leefden.

In het licht van deze historische erfenis en de huidige diversificatie van de samenleving, vinden de auteurs, John Pateman en John Vincent, dat openbare bibliotheken een belangrijke en acute rol te spelen hebben in de strijd voor meer sociale rechtvaardigheid.

De rest kunt u nalezen in de volgende Meta.

Kennismanagement binnen lokale erfgoedorganisaties

Op dinsdag 7 december 2010 was ik uitgenodigd bij FARO, het Vlaamse steunpunt voor cultureel erfgoed voor een presentatie over kennismanagement. Men is er immers van overtuigd dat ook in kleine erfgoedverenigingen een nood is aan kennismanagement. Vaak bulken deze verenigingen van relevante kennis op hun domein, maar komt die kennis niet voldoende aan de oppervlakte.

Vanuit de 3 E's van performantiemanagement probeer ik deze kleine vrijwilligersorganisaties te overtuigen dat ook zij baat hebben bij een professioneler beheer en verspreiding van hun kennis.

• Efficiëntie: zoals beter en sneller (samen)werken, kennis bewaren die dreigt verloren te gaan wanneer medewerkers de organisatie verlaten ;

• Effectiviteit, in functie van het doel van de vereniging en het verbeteren van de resultaten van de vereniging

• Spaarzaamheid (Economy) : verspilling van middelen voorkomen.

Daarvoor suggereer ik het gebruik van enkele web 2.0-toepassingen, zoals (micro-)blogs, wiki's en RSS.

Kennismanagement binnen lokale erfgoedorganisaites

View more documents from Jan Van Hee.

De redenen voor strategische informatiemanagement (2) : innovatie

Informatie is onlosmakelijk verbonden met de levensnoodzakelijke innovatie van elke organisatie, het invoeren van nieuwe ideeën, goederen, diensten en processen.

Stephen P. Robbins en Mary Coulter [Management / Robbins, Stephen P. en Coulter, Mary. – Pearson Education Benelux, 2003. ] beschreven vier clusters van variabelen die de invloed op de innovatie van een organisatie beïnvloeden. Innovatie kunnen we beschrijven als het vermogen om producten, processen of structuren te ontwikkelen of te vernieuwen. Innovatie is een vereiste tot het voortbestaan en groei van elke organisatie. Typisch is dat de informatiehuishouding zich situeert op de vier variabelen. Dit tonen we aan op onderstaand schema :

Te vaak wordt informatie enkel belicht vanuit de systeemvariabele (technologie), terwijl andere variabelen minstens even belangrijk zijn : zo is de structuur belangrijk voor de informatiedoorstroom en zal de cultuur ingaan op het aspect van het kennisdelen. Op vlak van competenties zijn het natuurlijk de kennis en de vaardigheden om met informatie om te gaan die in het oog springen.

De redenen voor strategische informatiemanagement (1) : onzekerheidsreductie

Informatie zorgt er voor dat personen en organisaties gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Voor elke strategische of operationele beslissing of voor het sturen van elk proces heeft men informatie nodig. Dit kan gebeuren op strategisch niveau, maar is evengoed noodzakelijk op het niveau van de werkprocessen. Zo zal een manager bij voorkeur de situatie analyseren in plaats van een blinde gok te wagen bij een investering of zal een werknemer niet goed kunnen functioneren wanneer die steeds nieuwe richtlijnen moet vragen bij zijn dagdagelijkse werkzaamheden.

Maar soms kan dit ook zorgen voor een een dilemma : wanneer beschikt een manager over voldoende informatie om een beslissing te nemen ? Bijvoorbeeld : moet een strategische beslissing uitgesteld worden omdat de informatie onvolledig is, maar dan wel met het risico dat een concurrentievoordeel wordt kwijtgespeeld?

De onzekerheidsreductie wordt vooral geconcretiseerd in de context van beslissingssituaties, waarbij informatie het nemen van een besluit moet vergemakkelijken.
Toch zien we in het bedrijfsleven en bij de overheid dat algemeen ondersteunende informatiediensten worden ingekrompen of beëindigd omdat men erop vertrouwt dat iedereen alles nu zelf kan vinden met de huidige informatiesystemen. Dit noemen we "disintermediation" : de verantwoordelijkheid voor het verzamelen van informatie wordt verlegd naar de medewerkers zelf. Er wordt massaal geïnvesteerd in “datawarehousing”, maar de klassieke diensten verdwijnen. Zeldzaam worden de organisaties die nog een bibliotheek, documentatiedienst of archief hebben. Managers kennen de bronnen van hun informatie niet en hebben er vaak ook geen interesse voor voor.

Een grondige aanpak van de informatiehuishouding is echter een voorwaarde tot behoorlijk bestuur. Dit wordt ondermeer aangehaald in de basisprincipes van het “Beter Bestuurlijk Beleid” van de Vlaamse overheid. Als we de principes van “good governance” of deugdelijk bestuur uitwerken, merken we dat o.a. accountabilitiy en het zorgvuldigheidsbeginsel niet zonder een gedegen informatiehuishouding kunnen.

anders presenteren met Prezi

In de voorbereiding van een workshop of presentatie kruipt heel wat tijd, niet in het minst met het vormgeven en organiseren van je slides. Het nadeel van Powerpoint is dat het een volgorde van presenteren vastlegt. En in een dynamische workshop wil je nu net het publiek aan het woord laten en makkelijk naar het onderwerp springen waarover gediscussieerd wordt.

Met Prezi wordt dit een stuk makkelijker. Je bouwt de presentatie op als een mindmap. Dit gaat alvast een stuk sneller dan bij het werken met powerpoint en aanverwanten. Tijdens het presenteren volg je een pad, maar zoom je net zo makkelijk in en uit naar een ander onderwerp waar je op dat moment dieper wil op ingaan.

Her en der noemen ze Prezi al een 'powerpoint-killer'. Ik geloof er wel in. Maar Prezi heeft wel nog een aantal beperkingen zoals het ontbreken van de mogelijkheid om URL's aan een afbeelding te koppelen. Je moet altijd de volledige - soms onleesbaar lange - URL opnemen in je presentatie. En je kan geen 'slides' afdrukken... Maar dat vind ik persoonlijk vooral een voordeel.

Bibliotheek 2.0 : interactieve webdiensten in een bibliotheekcontext on Prezi

De kleren van de Bib

Op vrijdag 1 oktober 2010 hield het Antwerps Bibliotheekcentrum Vrieselhof een gesmaakte studiedag over informatiebemiddeling in openbare bibliotheken. Maarifa mocht ondermeer het toekomstbeeld van die informatiebemiddeling schetsen. Hieronder vindt u de slidecast van deze presentatie.

Bibliotheekcollecties evalueren met de z-score

Twee jaar geleden publiceerde ik een artikel over kwantitatieve evaluatietechnieken voor bibliotheekcollecties : "collecties evalueren". Daarin beschreef ik zeer kort de verschillende methodieken en kan men (nog steeds) een Doe-het-zelf-formulier downloaden.

De laatste tijd voel ik steeds meer voor één van de aangekaarte methodieken : de Z-score. Deze methodiek werd niet speciaal ontworpen voor bibliotheekcollecties, maar is een vrij courante statistische methode om verschillende populaties met elkaar te vergelijken. In ons geval worden deze populaties collectieonderdelen.

Iedereen in de bibliotheekwereld is (zou) vertrouwd (moeten zijn) met de klassieke basistechnieken als bezitscoëfficiënt, leenfrequentie en gebruikscoëfficiënt (turnover rate). Deze technieken zijn misschien goed voor basale benchmarktoepassingen en normeringen, maar zijn zeer beperkt in hun toepassing binnen de bibliotheek, omwille van het ontbreken van statistische relevantie. Anders gesteld : wat moeten we met die cijfers ? Wat betekent een turnoverrate van 2,3 voor onze bibliotheek ?

Aan de andere kant van het spectrum hebben we dan de integrale benadering van systemen als het Integraal Collectiebeheer (ICB) (ontwikkeld door Bureau Leemans). Hiermee krijgt men kant-en-klare-collectieadviezen.

Toch kan Z-socere een tussenweg bieden. Het is (uiteraard) veel beperkter dan het ICB-model, maar het biedt in combinatie met goed uitgewerkte collectieprofielen een efficiënt alternatief.
De Z-score is alvast hanteerbaarder dan andere modellen zoals Gütersloh en Doucet-Larbre.

De Z-score is afgeleid van de Use-factor (die dan weer gelijkenissen vertoont met de turn-over-rate). Bij de Use-factor bepaalt men voor elk collectieonderdeel het relatieve aandeel in de gehele uitleen en het relatieve aandeel in de totale collectie. Het eerste getal wordt door het tweede gedeeld.

% uitleningen van een rubriek / % bezit van een rubriek

Indien het bekomen getal groter is dan 1 is het aanbod in die rubriek te klein, indien het kleiner is dan 1 is het aanbod te groot.

Het grote probleem is echter dat de Use-factor (zoals alle berekeningen op basis van percentages en gemiddelden) zeer gevoelig voor uitschieters. Dit kan bijvoorbeeld een schrijver of een onderwerp zijn die een hype veroorzaakt. Bij gemiddelden kunnen die uitschieters geneutraliseerd door gebruik te maken van de standaard-afwijking (zoek maar eens STDEV op bij de Excel-functies).

Dit is ook wat de Z-score gebruikt om een evenwichtig beeld te verkrijgen van de collectie. Deze methodiek gebruikt de Use-factor voor elk collectieonderdeel, maar trekt daar de gemiddelde use-factor van de totale collectie af en deelt dit door de standaardafwijking.

Een evenwichtige collectie ligt dan tussen -1 en 1.

Dries Calleeuw maakte een mooie case over een muziekafdeling en hier vindt u een leeg formulier voor eigen gebruik.

Zoals eerder gesteld moet deze werkwijze gecombineerd worden met duidelijke collectieprofielen en een duidelijke beleidsvisie (zie mijn vorige post).

Een visie op collectiemanagement in openbare bibliotheken

Bibnet en de provincies zetten de laatste jaren sterk in op een professionele omkadering van het collectiemanagement. Initiatieven als Integraal CollectieBeheer (ICB) van Bureau Leemans in de provincies Antwerpen en Oost-Vlaanderen beantwoorden aan deze trend.

Zelf ben ik op dit moment bezig met een opleiding collectieontwikkeling voor de Bibliotheekschool van Gent en een praktische opleiding "collectieplannen" voor de provincie Oost-Vlaanderen.

Opvallend is dat het werken met collectiedoelen en -profielen en marktgegevens minder problemen biedt dan verwacht. In de openbare bibliotheken is efficiëntie geen loze term. Even opvallend is evenwel dat het uitschrijven van een visie op collecties minder evident is.

De visie op collecties en collectiemanagement zou je kunnen omschrijven als de grijze, maar noodzakelijke, zone tussen de missie van de bibliotheek en de collectiedoelen.

Grijs omdat het conceptioneel is en dus wat vaag, het mag ook niet concreet zijn omdat een visie per definitie tijdloos is. De visie moet breed genoeg is om in te spelen alle mogelijke opportuniteiten en evoluties, maar moet wel wortelen in de realiteit van organisatie. (Strategie en organisatie van publieke organisaties /Sebastian Desmidt, Aimé Heene). Dus woorden als "dvd", "i-pod" of "e-book" kunnen dus niet gebruikt worden in een visie omdat ze een beperkte houdbaarheid in zich dragen.

Noodzakelijk omdat dit de link is tussen de mandaten en de missie van een bibliotheek en de concrete collectiedoelen.
Terwijl dat de missie zeer kort zal situeren WAT je gaat doen en WAAROM, gaat de visie in op de HOE-vraag. De visie moet trouwens duidelijk omschreven zijn voor men bijvoorbeeld instapt in samenwerkingsverbanden en collectiemanagementsprojecten.

Maar hoe pak je dit nu praktisch aan ?

Visie kun je associëren met visionair, daarom is het een goed idee om als eerste stap een "toekomstvisie" uit te schrijven : hoe zal je ideale collectie er uit zien binnen pakweg 50 jaar. Hoe zullen die collecties er dan uitzien ?
Beschrijf de elementen die tot succes zullen leiden : waarom zullen bibliotheekcollecties nog belangrijk zijn in de toekomst ?

Beschrijf ook de drijfveren voor het collectiemanagement. Enkele klassieke uitgangspunten hebben we hieronder opgelijst :

• Pluriformiteit
• Actualiteit
• Evenwicht
• Betrouwbaarheid
• Klantgerichtheid
• Verscheidenheid

Wat vaak vergeten wordt is dat de ideale situatie ook begrenzingen kent. Beschrijf daarvoor ook de grenzen en mogelijke uitdagingen aan de collectievorming. Enkele aandachtspunten :

• Juridische grenzen
• Ethische en maatschappelijke grenzen
• Moeilijkheidsgraad
• Taal
• Afstemming andere bibliotheken
• Intrinsieke kwaliteit

Een collectieplan voor openbare bibliotheken in Oost-Vlaanderen

View more presentations from Jan Van Hee.

Als e-mail niet was uitgevonden...

Geen enkele ICT-toepassing heeft onze manier van werken zo beïnvloed als e-mail. Maar e-mail is zo allesoverheersend geworden dat we zelfs een 'e-mailloze dag' nodig hebben om op adem te komen :-)

Als experiment heeft Google de manier van elektronisch communiceren helemaal herdacht. Onder het motto 'wat als e-mail nooit was uitgevonden, hoe zouden we dan nu communiceren?' bedachten ze Google Wave.

Google Wave ademt Web2.0: blog, chat, wiki, realtime informatie, documenten delen ... Geen toevloed van e-mails die de wereld rondgaan, waarop gereplyed wordt, die geforward worden, waarin bijlagen rondgestuurd worden, ... meer. Met Google Wave worden berichten op een centrale server geplaatst en kunnen mensen participeren aan een Wave.

Google Wave heeft in theorie alle ingrediënten om de nieuwe manier van communiceren te worden en van e-mail een relikwie uit de vorige eeuw te maken. Maar of dat in de praktijk zo zal zijn valt nog even af te wachten. Een mens is nu eenmaal een gewoontedier, nietwaar.

En toch. Google Wave is toch wel een intrigerende toepassing. Google Wave is nog steeds in test en kan enkel op uitnodiging (iemand nog eentje nodig? ik heb er nog een paar) uitgetest worden.

Is Google Wave nieuw voor u? Neem dan zeker even de tijd om onderstaande video's te bekijken.





En wat denkt u nu? Zal Google Wave e-mail vervangen?

Over toiletten en andere wetenswaardigheden

Mijn collega Jo Cooymans onderzocht meer dan 1000 vragen die tientallen Antwerpse bibliotheken logden, naar aanleiding van onze cursus informatiebemiddeling en dat levert enkele opmerkelijke resultaten op. Zijn bevindingen :

De grote meerderheid van de vragen (56,7%) gaat over de werking van de bibliotheek. Klanten stellen zich blijkbaar (nog steeds) verschrikkelijk veel vragen over de openinguren, de plaatsing van de collecties, het reglement en de toepassing ervan… Dit is toch wel interessante informatie waarmee we als bibliotheek aan de slag moeten. Er zijn heel wat middelen om ervoor te zorgen dat de klant de openingsuren en sluitingsdagen kent. Of weet wat de tarieven zijn, hoe het met de reserveringen, verlengingen en boetes zit enz. Deze vragen via een uitgekiende en overvloedige communicatie voor zijn, zal een goeie indruk maken op ons cliënteel en tijd vrijmaken voor het betere werk.

Uiteraard zou het stroomlijnen en vereenvoudigen van de werking van de bibliotheken niet zonder effect zijn. Al was het maar voor de promotie en marketing en hun onderlinge afstemming.
Een tweede erg grote groep vragen (26,5%) kan met een grondige consultatie van de catalogus opgelost worden. Maar bibklanten kunnen of doen dat blijkbaar niet (voldoende) zelf. Daar is dus ook nog werk aan de winkel. Om klanten uit te leggen hoe ze dingen opzoeken, hen helpen bij hun zoekacties en waarom niet de catalogi toegankelijker maken. Misschien kunnen we alvast beginnen met ervoor zorgen dat elke bibliotheekmedewerker zelf de finesses van de eigen catalogus door en door kent en kan gebruiken. Wat je zelf duidelijk beheerst, overbrengen is een grote troef bij service en bij klantenbinding.

16,8% zijn ‘echte’ informatievragen. Hierbij wil de klant meer weten over…, wil hij iets (bij)leren, of wil hij ‘gewoon’ een goed boek, cd, dvd…. Een goeie communicatie kan de vraag uitklaren, de context duidelijk maken….en uiteindelijk tot een bevredigend antwoord leiden. Maar dan moet de bibliotheekmedewerker hierop wel ingesteld en hiervoor opgeleid en vrijgesteld zijn. Hij moet de tijd krijgen en (helpen) zoeken tot zijn ‘prioriteit’ maken. 2,4% van de informatievragen zijn gericht op activiteiten die de klant wil bijwonen. Of contacten met personen, diensten en organisaties die hij/zij wil leggen. Ook vragen naar opleidingen en cursussen scoren goed.

De meest gestelde vraag in de Antwerpse bibliotheken is: “Waar is het toilet, aub?”. Met de varianten: “Hebt u een toilet” en “Is er een toilet aub?”. Het toont aan dat de signalisatie nog vaak ontoereikend is, en dat daar nog werk aan de winkel is om klanten letterlijk de weg te wijzen.

Nu nagenoeg alle Antwerpse bibliotheekbaliemedewerkers de basisopleiding van de cursus "informatiebemiddeling" achter de rug hebben, moeten we ons ontfermen over de implementatie. Daarom gaan we binnenkort ter plekke nagaan hoe we interessante trucs, tips, hulpmiddelen, technieken, procedures… in de praktijk kunnen brengen. Dat doen we best geleidelijk aan, doordacht en consequent. En we betrekken er best alle (balie)medewerkers bij.

In 2010 willen we ook op het electronisch leerplatform Vrieselhof Dokeos kleine vervolgstukjes plaatsen waarin de baliemedewerkers hun kennis van bronnen en zoekmethoden kunnen opfrissen en updaten.

Jo Cooymans

Een strategische visie op web 2.0 (versie 2.0)

Reeds enige jaren probeer ik met aangepaste managementsmodellen organisaties te helpen bij het implementeren van interactieve webdiensten. Waardoor er structuur ontstaat in die chaos wat het Web 2.0 toch is. Op die manier kunnen organisaties makkelijker de meest optimale behoeftenanalyse uitvoeren, keuzes vormen, doelen uittekenen en het implementatietraject vorm geven.

Ik haal in die zin graag de grondlegger van de chaostheorie, Ilya Prigogine (1917-2003), aan :

'We leven in een transitie naar een informatiesamenleving. Dat vraagt een nieuw vocabularium. Ik denk dat termen als chaos en zelforganisatie soms misschien oppervlakkig worden gebruikt, maar het gaat toch in de goede richting. Internet, dat is zelforganisatie. Het is een voorbeeld van iets spontaans, buiten elke traditionele aanpak. En het werkt toch.'

Zijn onderzoek toonde aan dat een wanordelijk systeem door minieme interne veranderingen toch een ordelijke staat kan verkrijgen. Hij had het hoog op met de menselijke creativiteit, dus alles komt wel op zijn pootjes …

Dit komt in Web 2.0 zeer mooi tot uiting : wat is een wiki iets anders dan een het automatisch laten structureren van een wildgroei van informatie tot een gestructureerd geheel. Maar dit geldt ook voor de wildgroei van applicaties die de laatste jaren op het web worden los gelaten, maar waarvan er steeds een deel komt boven drijven en algemeen gebruikt wordt.

Conclusie : als we lang genoeg wachten, wordt alles opgelost. Dit geldt misschien op macro-niveau, maar zeker niet op meso-niveau. Organisaties die te lang wachten om de kaart van de interactieve webdiensten te trekken, raken misschien opgelost.

Enkele van die modellen komen aan bod in onderstaande presentatie (Informatie aan Zee, september 2009) :

Strategische visie web 2.0

View more documents from Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen vzw.