Over faxen en informatieprocessen

Enkele weken geleden verscheen in de pers een case, die consultants in informatiemanagement, zoals wij, doen watertanden. Eerst dacht ik aan een late aprilgrap, maar het blijkt een feit :
Personeel van Justitie moet blijkbaar gefaxte verslagen van de politiediensten overtypen omdat de verslagen doorsturen via datatransmissie (mail, ftp, upload, extranet, ...) als onveilig aanzien wordt. In het artikel staat ook als argumentatie dat er in tijden van besparingen geen budget voor een beveiligde oplossing kan vrij gemaakt worden.

Ik stel me dan het volgende voor : een verslag wordt uitgetypt, geprint, gefaxt, opnieuw uitgetypt, opnieuw geprint, ...

Deze absurde situatie staat volledig haaks op een performante informatiehuishouding en een efficiënte rechtspleging. Dit is een typisch voorbeeld van een organisatie die vertrekt vanuit een visie op (verouderde) technologie en niet vanuit de gewenste efficiëntie en effectiviteit van de informatiehuishouding.Vragen die opkomen :

Efficiëntie :

• Hoeveel tijd gaat hier mee verloren ?
• Waarom gebruikt men als "tussenoplossing" geen OCR ?

Economie :

• Hoeveel manuren worden hiervoor betaald ? Een fractie van dit budget lijkt me meer dan voldoende om een beveiligd systeem te bekostigen.
  

Effectiviteit :

• Is een fax wel zoveel veiliger dan beveiligde datatransmissie ?
  
• Gebeuren er geen fouten bij het overtypen ?

Conclusies en advies :
Hier is duidelijk geen probleem met technologie en competenties, wel met de opgelegde processen. Het management van beide FOD's (Jusitie en Binnenlandse Zaken) moeten samen afspreken wat ze willen bereiken, niet in termen van systemen en technologie, maar wel in termen van informatieprocessen :

• wat : een correct verslag doorsturen
• hoe : snel en veilig

Hieruit zal blijken dat de gewenste systemen best betaalbaar zijn. Indien men vertrekt vanuit een "gewenst systeem" zal men opnieuw eindigen met een miljoenenproject, dat jaren zal aanslepen en niet tot een bevredigend resultaat zal leiden.

Zelf zie ik de toekomst van politieverslaggeving als volgt : een multimedia-verslag door de politieagent ter plaatse gemaakt via een tablet en onmiddellijk via een beveiligde dataverbinding overgemaakt aan Jusitie.

Studiedag informatiemanagement van 19 december was een voltreffer

Op 19 december 2011 ging in het Pand te Gent voor de eerste keer de studiedag
‘Stel orde op zaken in uw (informatie)huishouding’ door in een samenwerking tussen uitgeverij Politeia en Maarifa.
Terzelfder tijd werd ook het "handboek informatiemanagement" voorgesteld.

De studiedag werd inhoudelijk een voltreffer. In de voormiddag introduceerde dagvoorzitter Denis De Bruyne 3 plenaire lezingen. De key-note werd door prof. dr. Toon Abcouwer van de universiteit van Amsterdam gegeven, ondermeer de mede-auteur van het schitterende boek "Informatiemanagement en -beleid". Hij ging ondermeer in op de onmogelijkheid van business IT alignment. In het licht van de dynamische ontwikkelingen van moderne organisaties is het haast onmogelijk om de IT-diensten voldoende actueel te houden. Of toch ? In elk geval maakt dat traditionele benaderingen rond Business IT alignment maar beperkt houdbaar zijn in deze moderne contexten. Door een bepaalde benadering van organisatiedynamiek te hanteren kan wel een realistisch beeld geschetst worden over strategisch informatiemanagement.

Het werd een bevlogen én gedurfde lezing over organisatie- en informatiecultuur.
(presentatie nog niet beschikbaar)

Daarna stelde ikzelf een handzaam businessmodel voor om de organisatiewijde informatiehuishouding te analyseren, te structureren en te sturen : het Maarifa informatiemodel.

Tenslotte was het aan dr. Koen Millis om de voormiddag af te sluiten met een uitvoerig overzicht van succesfactoren bij de implementatie van informatiesystemen. Onderbouwd door onderzoek en ervaring.
(presentatie nog niet beschikbaar)

De namiddag bestond uit 2 workshoplijnen. Een eerste behandelde de externe informatievoorziening en een tweede over interne informatieprocessen.

In de eerste workshop brak mijn collega Alexander Stierman een lans voor een goed doordachte architectuur van een website. Daarna stelde Marc Alen de Joomla-sites van de lokale politie voor (presentatie). Dit is een echte best- practice voor veel lokale besturen.

In de tweede workshop beklemtoonde Hans Heghe (ICMS) het belang van geoptimaliseerde informatieprocessen. Daarna behandelde Marijke Verhavert de informatieprocessen bij de Vlaamse overheid. Dit deden ze beiden met veel enthousiasme en sarcasme. One-liners waren toen niet uit de lucht : "informatieproblemen komen alleen in de privé voor", "papieren documenten onderteken ik gewoonweg niet", ...

Kortom een hele boterham in één studiedag. Voor wie er niet bij was (uiteraard ook voor wie er wel bij was), is er nu nog het handboek ...

Informatica zonder informatiestrategie of belastingsgeld in een bodemloze put

Het wordt nu wel stilaan tijd dat we onze blog reanimeren, het waren de afgelopen maanden hectische tijden. De actualiteit is een goede reden. Een artikel in de Standaard (daarna overgenomen in andere media) van vandaag vertelt het verhaal over het mislukken van de informatisering van de FOD Financiën. Iets wat kenners reeds jaren geleden zagen aankomen. Ook mij verrast dit niet, zelfs zonder kennis van het volledige dossier kan men enkele pijnpunten duiden.

Waarschijnlijk is volgend scenario van toepassing op de situatie. (alle inside-kennis ter verbetering is welkom ;-) )

1. Personeel en management voelen aan dat de performantie van de organisatie de verkeerde kant opgaat
2. De aha-erlebnis van het management : informatiseren !
3. Een lastenboek met een (summiere) situatieschets wordt opgemaakt door de informatica-dienst en vrij kritiekloos aangenomen door het management (hun IT-kennis is immers beperkt)
4. Een IT-bedrijf neemt de handschoen op en begint eraan ...

Alsof een aannemer begint te bouwen zonder dat hij weet aan welke noden het gebouw moet beantwoorden, wat zorgt dat daarna muren moeten uitgebroken worden en verdere aanbouwen moeten bijgeplaatst worden. Als het gaat over een schuurtje zullen er weinig problemen zijn, maar wanneer dit met een bedrijf of hoogbouw zou gebeuren, kan dit catastrofale gevolgen hebben.
TH Davenport gebruikt hiervoor ook een treffende metafoor van de waterleiding. Iedereen is begaan met de constructie van de waterleiding, de kwaliteit van de gebruikte buizen, debiet van de stroming, ... Eén aspect van de waterleiding wordt echter over het hoofd gezien : water. De vragen of het water wel vers en proper is en of de mensen wel dorst hebben, worden niet gesteld.

Het gaat immers niet over een IT-probleem, het is een probleem van informatiestrategie en -processen en dat los je niet op met een softwarepakket "out of the blue".

De FOD Financiën is geen alleen staand geval. Onderzoeken hebben reeds verschillende keren aangetoond dat het de verkeerde kant opgaat met de implementatie van IT in grote organisaties. Ik verwijs graag naar de studies die ik ook mijn artikels, presentaties en blogposts aanhaalde.

In het boek van David James komen enkele leuke, maar vooral minder leuke miskleunen aan bod (Cambridge University !). Een interessant onderzoek dat hij aanhaalt is van het EITO. Waarvan ik de grafiek voor zich laat spreken en ook even extrapoleer omdat recentere gegevens niet voorhanden zijn.

Uit ander onderzoek komt naar voor dat vooral een gebrekkige pre-analyse aan de grondslag ligt van de vele mislukkingen. Juist daarom ontwikkelde Maarifa samen met Kenta een informatiekaart, die we momenteel toepassen bij een informatie-audit van een organisatie. Met dit framework kunnen we op strategisch én operationeel niveau de huidige en de gewenste situatie van de informatiehuishouding schetsen.

De mosterd haalden we ondermeer bij het Negenvlak van de Universiteit Amsterdam en de Balanced Scorecard

Wordt vervolgd ...

Mislukken van IT-projecten te wijten aan een gebrek aan informatiemanagement ?

Enkele weken geleden verscheen in de vakpers (T-zine en Computable) de resultaten uit de ICT-barometer van Ernst & Young, die stelde dat minder dan de helft van alle ICT-projecten volledig succesvol is. Vooral CRM-systemen lijken bijna hopeloos om aan te beginnen.

Misschien verrassend voor mensen die de sector niet volgen, maar ook ander (en ouder) onderzoek bevestigd dit. In zijn state-of-the-art werk, "Buying information systems" toont David James dit aan met enkele duidelijke cases en gepubliceerd onderzoek.


Uit dat onderzoek blijkt dat tussen 1991 en 2001 wereldwijd de uitgaven voor informatietechnologie meer dan verdubbeld zijn. Maar wanneer men die uitgaven opsplitst in zinloze en zinvolle bestedingen, zien we dat de zinloze uitgaven veel sneller stijgen dan de zinvolle. Bedrijven die een immense IT-investering de mist zien ingaan, door te weinig inzicht in de informatienoden en te veel aandacht voor de technologische mogelijkeden zijn niet op één hand te tellen. De meeste bedrijfswebsites ogen zeer professioneel, hebben een zeer mooie grafische vormgeving en bieden, door hun dynamische databankkoppelingen ontelbare mogelijkheden, maar missen vaak elke ergonomie, accessebility en usability.

In veel organisaties worden de technische middelen die het informatiemanagement ondersteunen belangrijker ingeschat dan de informatie zelf. Veel managers hebben immers een obsessie voor technologie, die ongetwijfeld belangrijk is, maar vaak verkeerd aangewend wordt. Jaarlijks zou er jaarlijks meer dan een biljoen dollar uitgegeven worden aan IT, maar de vruchten van deze investeringen zijn eerder schaars. Bij datzelfde onderzoek heeft men immers vastgesteld dat er geen enkele correlatie bestaat tussen IT-investeringen en productiviteit, groei of winst.

Samenvattend zouden we kunnen stellen dat er (te) veel aandacht is voor de "container" (de technologie) en te weinig voor de "content" (de informatie). Een informatie-audit gevolgd door het opstellen van een informatie-kaart binnen een organisatie zou veel onheil kunnen voorkomen. Daar ga ik eens werk van maken, zie. ;-) (Het is immers mijn onderwerp voor een masterproef.)