Een kennisgids voor uw organisatie

(het volledige artikel is te lezen in het Handboek Informatiemanagement)
 
Organisaties beschikken vaak over een organigram, een interne contactenlijst en/of ‘smoelenbank’, soms aangevuld met een korte bio, maar daarin staat geen verwijzing naar de specifieke kennis van die personen. Een kennisgids laat medewerkers binnen een organisatie toe om de kennis en de expertise die ze nodig hebben te lokaliseren. Het gebeurt immers vaak dat een organisatie zelf niet precies weet over welke kennis ze beschikt, waardoor kennis soms bij derden gehaald moet worden.


Uiteraard is de basis van een succesvol kennismanagement een coherente visie en een geslaagde mentaliteitsverandering (van ‘kennis is macht’ naar ‘kennis delen is macht’). Toch is het uitwerken van een kennisgids een eerste logische stap op weg naar een kennisgestuurde organisatie. Een kennisgids komt dus de algehele performantie van de organisatie ten goede.

Enkele specifieke voordelen van een kennisgids:

• Het is een logische eerste stap voor een bewuste kennishuishouding: de creatie van een centraal en voor de collega's openbaar bestand met alle medewerkers en hun expertise.
• Een kennisgids is een quick win: een relatief kleine inspanning die zorgt voor een snel en zichtbaar resultaat.
• Het is een eerste stap in de mentaliteitswijziging: wanneer de introductie van de kennisgids zorgvuldig wordt aangepakt, zal de weerstand bij de collega's eerder klein zijn en dat is een belangrijke stap om kennisdelen te promoten.
• Het kan het interne kennisgebruik verhogen.
• Het is een vorm van erkenning voor de inhoudelijke experts en medewerkers die hun kennis willen delen.
• Het inwerken van nieuwe medewerkers gaat sneller en vlotter. Ze weten immers zonder moeite de juiste persoon te vinden die hen kan ondersteunen.
• Netwerking binnen de organisatie wordt intensiever, collega's gaan elkaar sneller en makkelijker aanspreken en samen problemen oplossen.
• Het is een impuls voor de medewerkers om zelf kennis te ontwikkelen en te delen.
• Nieuwe kennisgebieden worden ontwikkeld.
• Medewerkers gaan bewuster om met hun expertise en er ontstaat een automatisme om die expertise en kennis te expliciteren.

De redenen voor strategische informatiemanagement (2) : innovatie

Informatie is onlosmakelijk verbonden met de levensnoodzakelijke innovatie van elke organisatie, het invoeren van nieuwe ideeën, goederen, diensten en processen.

Stephen P. Robbins en Mary Coulter [Management / Robbins, Stephen P. en Coulter, Mary. – Pearson Education Benelux, 2003. ] beschreven vier clusters van variabelen die de invloed op de innovatie van een organisatie beïnvloeden. Innovatie kunnen we beschrijven als het vermogen om producten, processen of structuren te ontwikkelen of te vernieuwen. Innovatie is een vereiste tot het voortbestaan en groei van elke organisatie. Typisch is dat de informatiehuishouding zich situeert op de vier variabelen. Dit tonen we aan op onderstaand schema :

Te vaak wordt informatie enkel belicht vanuit de systeemvariabele (technologie), terwijl andere variabelen minstens even belangrijk zijn : zo is de structuur belangrijk voor de informatiedoorstroom en zal de cultuur ingaan op het aspect van het kennisdelen. Op vlak van competenties zijn het natuurlijk de kennis en de vaardigheden om met informatie om te gaan die in het oog springen.