Informatica zonder informatiestrategie of belastingsgeld in een bodemloze put

Het wordt nu wel stilaan tijd dat we onze blog reanimeren, het waren de afgelopen maanden hectische tijden. De actualiteit is een goede reden. Een artikel in de Standaard (daarna overgenomen in andere media) van vandaag vertelt het verhaal over het mislukken van de informatisering van de FOD Financiën. Iets wat kenners reeds jaren geleden zagen aankomen. Ook mij verrast dit niet, zelfs zonder kennis van het volledige dossier kan men enkele pijnpunten duiden.

Waarschijnlijk is volgend scenario van toepassing op de situatie. (alle inside-kennis ter verbetering is welkom ;-) )

1. Personeel en management voelen aan dat de performantie van de organisatie de verkeerde kant opgaat
2. De aha-erlebnis van het management : informatiseren !
3. Een lastenboek met een (summiere) situatieschets wordt opgemaakt door de informatica-dienst en vrij kritiekloos aangenomen door het management (hun IT-kennis is immers beperkt)
4. Een IT-bedrijf neemt de handschoen op en begint eraan ...

Alsof een aannemer begint te bouwen zonder dat hij weet aan welke noden het gebouw moet beantwoorden, wat zorgt dat daarna muren moeten uitgebroken worden en verdere aanbouwen moeten bijgeplaatst worden. Als het gaat over een schuurtje zullen er weinig problemen zijn, maar wanneer dit met een bedrijf of hoogbouw zou gebeuren, kan dit catastrofale gevolgen hebben.
TH Davenport gebruikt hiervoor ook een treffende metafoor van de waterleiding. Iedereen is begaan met de constructie van de waterleiding, de kwaliteit van de gebruikte buizen, debiet van de stroming, ... Eén aspect van de waterleiding wordt echter over het hoofd gezien : water. De vragen of het water wel vers en proper is en of de mensen wel dorst hebben, worden niet gesteld.

Het gaat immers niet over een IT-probleem, het is een probleem van informatiestrategie en -processen en dat los je niet op met een softwarepakket "out of the blue".

De FOD Financiën is geen alleen staand geval. Onderzoeken hebben reeds verschillende keren aangetoond dat het de verkeerde kant opgaat met de implementatie van IT in grote organisaties. Ik verwijs graag naar de studies die ik ook mijn artikels, presentaties en blogposts aanhaalde.

In het boek van David James komen enkele leuke, maar vooral minder leuke miskleunen aan bod (Cambridge University !). Een interessant onderzoek dat hij aanhaalt is van het EITO. Waarvan ik de grafiek voor zich laat spreken en ook even extrapoleer omdat recentere gegevens niet voorhanden zijn.

Uit ander onderzoek komt naar voor dat vooral een gebrekkige pre-analyse aan de grondslag ligt van de vele mislukkingen. Juist daarom ontwikkelde Maarifa samen met Kenta een informatiekaart, die we momenteel toepassen bij een informatie-audit van een organisatie. Met dit framework kunnen we op strategisch én operationeel niveau de huidige en de gewenste situatie van de informatiehuishouding schetsen.

De mosterd haalden we ondermeer bij het Negenvlak van de Universiteit Amsterdam en de Balanced Scorecard

Wordt vervolgd ...

Google blaast de kaarsjes uit

Google viert haar 10de verjaardag! Het voelt alsof Google er altijd al geweest is. En als je kijkt hoe het er vroeger uitzag, dan is er inderdaad niet veel veranderd. Of toch?
Voor mij zit de kracht van Google in 2 fundamentele wijzigingen die het informatielandschap heeft doorgemaakt.

1. de overwinning van de brute rekenkracht bij het beheer van informatie
Tot voor de komst van Google werd informatie geordend aan de hand van trefwoorden. Trefwoorden die door mensenhanden werden toegekend en die dé sleutel tot de informatiebron waren. Het algoritme van Google - resultaat van jarenlang onderzoek door heel wat andere mensen, het moet gezegd - zorgde voor de definitieve doorbraak van het doorzoekbaar maken van full-text (full text search).

2. het verschuiven van lokale software op de eigen pc naar webbased toepassingen.
Want met haar laatste speeltje, de browser Chrome (ik vind het een heel prettige browser overigens, maar dat is stof voor later), ondersteunt Google naadloos al haar online toepassingen zoals Google Docs, GMail, Picasa, ... Je vergeet gewoon dat je eigen computer eigenlijk er enkel en alleen nog is om data heen en weer te sturen en het scherm op te bouwen.

Fenomenale rekenkracht en webbased applicaties. Dat zijn de onderstromen van de evoluties van het internet. Geloof me maar.

Proficiat Google. Kritische noten zijn voor later. Niet op een feestje.

Negenvlak praktisch bekeken

Momenteel werk ik samen met Alexander aan de doorlichting van de informatiehuishouding van een vrij grote organisatie. Dit moet resulteren in de beschrijving van de gewenste situatie, een informatie-policy en een rits praktische tips en tools om effectiever, efficiënter en economischer om te gaan met informatie.

Eén van de methodieken die we daarvoor hanteren is het Negenvlak of het "Information Management-model" van de Universiteit van Amsterdam. In mijn presentatie voor BVD raakte ik dit model reeds aan, zie ook een vorige post.

De persoon die verbonden blijft bij de ontwikkeling van het negenvlak is Prof. dr ir Rik Maes , maar ondertussen hebben ook zijn medewerkers niet stilgezeten. Zo is er het boek van Toon Abcouwer, Herman Gels en Jan Truijens. Een zeer lezenswaardig boek, dat praktische toegankelijkheid combineert met wetenschappelijke diepgang. Achter deze link vind je een hoofdstuk van het boek ...

Een groot deel van hun wetenschappelijk onderzoek vind je ook terug op de Primavera-website.

Helaas zijn uitgewerkte cases vrijwel niet te vinden (iemand tips ?). In het boek van Abcouwer et al. worden wel drie cases summier beschreven. Een iets uitvoeriger case (in de vorm van een scriptie), die vrij te vinden is dat van een Nederlands waterbedrijf .

"Bij lokale overheden die actief zijn in de watersector bestaat zowel een externe als een interne informatievraag die voortkomt uit de planning, controle en uitvoering van de bedrijfsprocessen. Deze informatievraag kan worden beantwoord door het implementeren van één of meer informatiesystemen."

De uitwerking van het model in deze scriptie blijft wel een beetje eenzijdig op het niveau van de architectuur hangen, maar biedt wel verhelderende inzichten.

Een alternatieve invulling van dit model willen we je niet onthouden : het Raamwerk voor Persoonlijk Informatiemanagement(PIM). Mensen kiezen hierbij (privé en werk) zelf hun online gereedschap om daarmee te “richten, inrichten en verrichten”, zowel als “informeren en communiceren”.